一、公共檔案館的(de)實質及其功能特征
    公共檔案館與其它檔案館的(de)區(qū)别在于“公共”二字。“公共”的(de)實質是爲社會所共有，而不歸私家或某些團體、組織所有；是爲公衆服務，而并非僅爲私家或某些團體、組織服務。18世紀末法國大(dà)革命後頒布的(de)第一部《國家檔案館條例》正式宣布國家檔案館每周向社會公衆開放3天，随後的(de)《穑月(yuè)7日法令》中又規定了(le)所有國家檔案館均需實行的(de)“對(duì)外開放原則”，從而在世界上第一個(gè)使國家檔案館擺脫了(le)，皇權附屬物(wù)的(de)枷鎖，開始具有社會共有的(de)性質，1838年8月(yuè)英國頒布了(le)《公共檔案法》，成立了(le)世界上第一個(gè)依法命名的(de)“公共檔案館”，以此區(qū)别于政府機關檔案館、教會檔案館、大(dà)學檔案館、私人(rén)企業檔案館。其建館宗旨是面向社會、面向公衆；其收藏内容主要是國家機構及相關組織在公務活動中形成的(de)公共檔案；其服務對(duì)象是全體公民，并爲利用(yòng)者提供良好的(de)閱梢環境，很受公衆的(de)歡迎，并陸續被各國檔案界所接受和(hé)采用(yòng)。此後各國凡是由國家設立，主要收藏公共檔案，爲社會公提供服務的(de)檔案館，都被稱爲公共檔案館。
    “公共檔案館”的(de)根本特征是全方位向社會提供服務，使館藏檔案資源爲全體公民所共享。在發達國家，檔案館的(de)服務是面向全社會的(de)，提供服務不論地位，不講學曆，不看職業。這(zhè)種狀況在歐美(měi)國家具有普遍性，如瑞士沃州檔案館館長(cháng)庫克曾對(duì)中國考察者說：“我們的(de)檔案是向所有公民開放的(de)，不考慮學曆、職業和(hé)政治傾向。服務對(duì)象中有一部分(fēn)來(lái)自三個(gè)部類中的(de)第一部類——農民，約占3％；有15％來(lái)自第二部類(指政府公務員(yuán)--筆者注)；82％來(lái)自第三部類，如自由職業者、律師、醫生、知識分(fēn)子等。”
    應該指出的(de)是，外國的(de)國家檔案館十分(fēn)重視檔案資源建設，他(tā)們在主要收藏“公共檔案”的(de)同時(shí)，也(yě)大(dà)量收藏有價值的(de)私人(rén)檔案。爲了(le)有效吸引珍貴檔案持有者向國家檔案館捐贈、出售檔案，一些國家制定了(le)相應的(de)政策、法規，如法國1979年的(de)《法蘭西共和(hé)國檔案法》(以下(xià)簡稱“法國檔案法”)規定私人(rén)檔案屬于國家文化(huà)曆史遺産的(de)組成部分(fēn)。國家對(duì)具有曆史意義的(de)私人(rén)檔案行使登記權、留置權和(hé)優先購(gòu)買權。同時(shí)政府每年給國家檔案館撥專款，用(yòng)于購(gòu)買有價值的(de)私人(rén)檔案；政府采取免交個(gè)人(rén)所得(de)稅和(hé)财産繼承稅的(de)辦法，鼓勵向檔案館捐贈私人(rén)檔案。爲維護檔案所有者的(de)隐私權，國家檔案館不是絕對(duì)地、毫無限度地将館藏檔案全部向社會公衆開放，而是對(duì)私人(rén)檔案必須征得(de)檔案所有者的(de)同意，才能向社會開放相應的(de)檔案。很多(duō)國家的(de)檔案館在接收私人(rén)檔案時(shí)，就以簽訂協議(yì)的(de)方式确定了(le)這(zhè)一原則。還(hái)有些國家的(de)檔案法規嚴格規定了(le)不同檔案的(de)不同開放年限，例如：“法國檔案法”除了(le)規定一般檔案期滿30年向社會開放，對(duì)私人(rén)檔案和(hé)一些較敏感的(de)檔案．規定了(le)不同的(de)開放期限：處理(lǐ)與私人(rén)生活有關的(de)訴訟檔案或涉及國家安全利益的(de)檔案要60年開放；與司法事務有關的(de)文件及個(gè)人(rén)家庭生活方面的(de)檔案要100年開放；涉及醫療病曆的(de)檔案要150年開放。20年後，“法國檔案法”經修改重新頒布，縮短了(le)檔案開放的(de)年限，明(míng)确規定最長(cháng)不得(de)超過50年。當這(zhè)些私人(rén)的(de)或敏感的(de)檔案達到開放年限後，也(yě)就轉化(huà)爲公共檔案，從而又增加了(le)公共檔案的(de)儲藏量。總之，發達國家的(de)公共檔案館是面向社會公衆的(de)，他(tā)們向社會開放的(de)程度、方式，都是值得(de)我們借鑒的(de)。
    從發達國家公共檔案館的(de)經驗和(hé)我國的(de)實際情況看，構建一個(gè)名副其實的(de)公共檔案館必須具備的(de)基本條件是：能向社會公開，滿足公衆需要的(de)，能反映行政區(qū)域内各方面、各領域曆史及社會風貌、習(xí)俗、人(rén)文、自然狀況的(de)豐富的(de)公共檔案信息資源；科學、便捷的(de)檔案信息檢索體系及信息資源開發、傳輸、提供利用(yòng)的(de)設施、手段、運行機制；有利于檔案信息安全防護和(hé)管理(lǐ)的(de)館庫設施及以人(rén)爲本的(de)閱覽利用(yòng)環境、條件和(hé)規章(zhāng)制度；便于社會公衆造訪的(de)館址場(chǎng)所及适宜的(de)文化(huà)氛圍；能适應各項業務技術要求，勝任公共服務職責的(de)專業隊伍。

    二、我國公共檔案館建設的(de)現狀
    我國自改革開放以來(lái)，各級國家檔案館也(yě)在逐步改變著(zhe)單純爲政府、黨委領導機關服務的(de)面貌，逐漸打開封閉的(de)大(dà)門，爲機關、學校、企業、新聞媒體等各級、各類機構的(de)需求和(hé)文化(huà)、學術、司法、治安等各種社會需求乃至公民個(gè)人(rén)的(de)權屬和(hé)資曆榮譽查詢、尋根訪祖及休閑情趣等要求提供服務。尤其是一些沿海城(chéng)市檔案館，通(tōng)過展覽、講座、出版檔案史料、公衆網和(hé)媒體播映等形式，廣泛宣傳館藏，傳播有價值的(de)檔案信息爲社會各界提供利用(yòng)，還(hái)利用(yòng)館藏特色檔案，爲港、澳、台平民服務，爲國外學者服務，已經在一定程度上具備了(le)“公共檔案館”的(de)性能。但是必須清醒地看到，這(zhè)種狀況并不代表我國檔案館的(de)全部，爲數衆多(duō)的(de)内地檔案館，尤其是經濟欠發達地區(qū)的(de)基層檔案館，由于種種原因，還(hái)不能發揮公共服務的(de)功能。理(lǐ)性地來(lái)看我國公共檔案館的(de)建設，目前的(de)狀況是：
    1、在觀念上，檔案館爲社會公衆服務的(de)理(lǐ)念正在形成，許多(duō)檔案館做(zuò)得(de)非常出色。然而，在不少地方，傳統的(de)政治觀點仍然左右著(zhe)檔案館的(de)工作方向和(hé)方式，有的(de)甚至至今還(hái)把檔案館當作地方黨委、政府的(de)機關檔案室，表現爲：保密保險，開放危險；爲領導機關服務保險，爲社會公衆服務危險；爲領導服務積極熱(rè)情，爲平民服務僅作應付、做(zuò)秀。
    2、在立法上，我國目前雖然已有深圳等少數城(chéng)市的(de)地方檔案法規将當地國家檔案館明(míng)文确定爲“公共檔案館”，但大(dà)多(duō)數地方的(de)檔案法規及國家檔案法，都未明(míng)文予以确立。
    3、在館藏内容上，改革開放以來(lái)，各地、各級國家檔案館加大(dà)了(le)收集、征集力度．館藏檔案資源的(de)數量和(hé)質量都有很大(dà)進展，但是仍然不敷所用(yòng)。一方面由于我國實行黨政檔案統一管理(lǐ)，占館藏相當大(dà)比例的(de)政治性很強的(de)黨的(de)檔案不适宜向公衆公開；另一方面，由于有關法規對(duì)檔案接收進館時(shí)限(10年、20年)和(hé)檔案開放年限(30年)規定的(de)局限，以及收集工作中對(duì)檔案價值的(de)取向不科學，收藏檔案的(de)著(zhe)力點不恰當，造成适應社會不同人(rén)所需要的(de)不同類型的(de)檔案資源相對(duì)匮乏。
    4、在館址場(chǎng)所上，相當多(duō)省、市檔案館已經選擇了(le)合适的(de)地理(lǐ)位置，按照(zhào)檔案館的(de)專業特點和(hé)社會化(huà)要求獨立建館．方便了(le)公衆的(de)利用(yòng)。但是還(hái)有許多(duō)地方檔案館設在黨政機關的(de)深宅大(dà)院裏，門口有荷槍實彈的(de)衛兵(bīng)把守，令平民百姓望而生畏，社會公衆難以進入，客觀上把檔案館同社會民衆相隔離。
    5、在基礎設施和(hé)基礎業務建設上，近年來(lái)一大(dà)批符合檔案館設計标準的(de)新型檔案館拔地而起，配置了(le)較爲科學先進的(de)設備、設施，展現出公共檔案館的(de)新風貌。但不可(kě)否認的(de)是由于我國屬于發展中國家，經濟尚不發達，許多(duō)檔案館缺乏爲社會廣泛、快(kuài)捷、有效提供服務的(de)基本條件，主要表現爲：檔案館庫房(fáng)不規範，設施簡陋陳舊(jiù)，閱讀、檢索、複制手段落後，難以滿足公衆多(duō)方面的(de)需求，無法接納較多(duō)人(rén)閱檔，更不具備用(yòng)數字化(huà)形式、網絡通(tōng)訊方式向社會提供大(dà)範圍的(de)快(kuài)捷服務的(de)條件。有些館藏豐富的(de)檔案館，由于可(kě)開放檔案的(de)整理(lǐ)、鑒定、修複、編目著錄、編撰出版等工作進展遲緩，信息資源的(de)開發、整合跟不上服務社會公衆的(de)需求。
    6、在工作人(rén)員(yuán)的(de)素質上，我國的(de)沿海省市和(hé)中西部差距很大(dà)，沿海地區(qū)，尤其是長(cháng)江三角洲和(hé)珠江三角洲地區(qū)，不少農村(cūn)村(cūn)委會的(de)檔案人(rén)員(yuán)是大(dà)學本科畢業生，一些鄉鎮檔案室還(hái)使用(yòng)了(le)研究生。而中西部許多(duō)地方檔案館工作人(rén)員(yuán)卻依舊(jiù)學曆偏低，有的(de)甚至隻有小學文化(huà)程度，造成業務水(shuǐ)平和(hé)服務質量低下(xià)，主要表現爲：對(duì)相關業務規範和(hé)技術标準知之甚少；檔案現代化(huà)管理(lǐ)的(de)技術如電腦(nǎo)應用(yòng)、網絡通(tōng)訊技術比較欠缺；知識面窄，較難完成與館藏檔案有關的(de)曆史、文化(huà)、地理(lǐ)、科技方面的(de)咨詢服務和(hé)導引閱讀服務的(de)任務；待人(rén)接物(wù)的(de)文明(míng)程度欠佳，缺乏對(duì)社會公衆的(de)親和(hé)力。
    這(zhè)些問題實實在在地存在著(zhe)，影(yǐng)響和(hé)制約著(zhe)我國公共檔案館的(de)建設和(hé)發展。要想建設名副其實的(de)“公共檔案館”，就必須采取對(duì)應的(de)策略和(hé)舉措，克服上述問題所帶來(lái)的(de)弊端。

    三、推進我國公共檔案館建設和(hé)健康發展的(de)策略、舉措
    影(yǐng)響公共檔案館建設和(hé)發展的(de)因素很多(duō)，應抓住根本，重點從觀念、策略上解決以下(xià)問題：
    1、更新傳統的(de)檔案館職能觀念，确立爲社會公衆服務的(de)意識，這(zhè)是檔案館工作人(rén)員(yuán)和(hé)黨政領導共同的(de)任務。首先檔案館工作人(rén)員(yuán)要明(míng)确，一個(gè)政治民主的(de)國家，檔案館的(de)檔案屬于公共資源，不僅要爲國家、爲領導機關服務，更要爲社會公衆服務。爲社會服務是檔案館工作的(de)生命線，向社會開放是公共檔案館的(de)發展之路。唯有向社會公衆提供廣泛√陝捷、有效的(de)服務，才能充分(fēn)體現出黨和(hé)國家執政爲民的(de)形象，才能赢得(de)社會的(de)認同和(hé)支持。不同地方、不同檔案館由于在服務社會公衆的(de)力度、措施、效果方面不同，所以取得(de)的(de)社會支持也(yě)不同，這(zhè)已成不争的(de)事實。同時(shí)各級領導應明(míng)确國家檔案館的(de)公共服務職能，這(zhè)樣才不會将檔案館隻當作黨委、政府的(de)機關檔案室來(lái)使用(yòng)，才會作出有利于檔案館發揮公共服務效能的(de)決策，從而産生支持公共檔案館發展的(de)社會導向作用(yòng)。我們在實際工作中常常看到，不同的(de)地方在建館的(de)規模和(hé)選址，檔案館幹部的(de)任用(yòng)、選調人(rén)員(yuán)的(de)素質要求等方面，爲什(shén)麽有不同的(de)做(zuò)法、不同的(de)效果，原因就在于領導對(duì)檔案館職能的(de)認識和(hé)觀念不同。
    2、加強法制和(hé)規範建設，将公共檔案館的(de)名稱明(míng)确列入國家和(hé)地方檔案法規，并作出相關功能的(de)規定，使公共檔案館建設得(de)到法律保障。同時(shí)各級政府應借鑒國外的(de)成功經驗和(hé)做(zuò)法，結合自身實際，出台鼓勵社會向檔案館捐贈、移交珍貴檔案，有利于檔案資源建設的(de)政策，使各級公共檔案館不斷豐富館藏，形成服務社會公衆的(de)檔案資源優勢。各級檔案局、館應在《檔案法》和(hé)開放曆史檔案的(de)方針指導下(xià)，研究制定不同性質、不同類型、不同内容檔案的(de)開放年限和(hé)具體辦法，使開放服務的(de)工作有法可(kě)依，增強向社會開放服務的(de)可(kě)操作性。國家檔案行政管理(lǐ)部門應對(duì)公共檔案館必須具備的(de)基本方面，研究制定規範和(hé)标準，使各級國家檔案館有明(míng)确的(de)創建目标，同時(shí)也(yě)便于測評檢查。
    3、創新服務手段和(hé)方式，展示檔案館廣泛的(de)社會服務功能和(hé)作用(yòng)。這(zhè)方面，近年來(lái)各地遵照(zhào)國家檔案局關于“四位一體”的(de)要求，在拓展檔案館社會服務功能中均有很好的(de)經驗和(hé)創舉，應該繼續發揚。筆者隻想對(duì)其中“愛(ài)國主義教育基地”的(de)提法提出一點不同意見。愛(ài)國主義教育基地是我國開展精神文明(míng)建設以來(lái)，各地加強對(duì)青少年道德品質教育所采取的(de)重大(dà)舉措。多(duō)年來(lái)發揮了(le)積極的(de)作用(yòng)。但是作爲面向全社會，要爲社會公衆提供多(duō)方面服務的(de)公共檔案館，隻做(zuò)到“愛(ài)國主義教育”是不夠的(de)。盡管各地檔案館在實際運作中，利用(yòng)“愛(ài)國主義教育基地”的(de)平台，開展了(le)多(duō)方面的(de)社會教育活動，實際上已突破了(le)“愛(ài)國主義教育”的(de)範圍，但如果依然沿用(yòng)“愛(ài)國主義教育”的(de)提法，仍有一定的(de)局限性。根據近年來(lái)北(běi)京、天津、上海、廣東、深圳等地爲大(dà)、中、小學校開設學生實習(xí)、實踐基地和(hé)開展其他(tā)社會教育活動的(de)有效做(zuò)法，還(hái)是以建立“社會教育基地”更爲貼切，愛(ài)國主義教育作爲一項重要服務内容和(hé)方式被包含其中。這(zhè)樣做(zuò)，既不貶低“愛(ài)國主義教育”的(de)功能作用(yòng)，又能開闊檔案館的(de)服務視野，也(yě)符合當前各地工作的(de)實際。這(zhè)樣的(de)“社會教育基地”，如果建在黨政機關的(de)大(dà)院裏顯然不便于發揮其應有的(de)功能和(hé)作用(yòng)，各地在新建檔案館時(shí)，應當充分(fēn)考慮這(zhè)一問題。
    4、以和(hé)諧社會的(de)理(lǐ)念指導各級檔案館的(de)經費投入，使公共檔案館建設同當地國民經濟和(hé)社會事業協調發展。各地檔案館建設不能脫離當地實際提出過高(gāo)要求，但應該力求在地方經濟發展的(de)基礎上，相應地增加檔案館建設的(de)投入，做(zuò)到對(duì)檔案館工作的(de)投入與對(duì)當地經濟建設和(hé)其他(tā)事業的(de)投入、發展，保持一個(gè)基本協調的(de)比率，使檔案館能及時(shí)改善庫房(fáng)和(hé)設施、設備條件，提高(gāo)公共服務的(de)能力。這(zhè)一要求既符合科學發展觀，也(yě)符合當前建設和(hé)諧社會的(de)精神，是公共檔案館能不斷完善、持續發展的(de)基本保證。
    5、從實際出發，改革管理(lǐ)體制和(hé)運作模式。近年來(lái)，各地檔案部門積極主動地采取許多(duō)有力、有效舉措，在改革檔案館管理(lǐ)體制和(hé)運作模式方面，取得(de)了(le)可(kě)喜的(de)甚至是突破性的(de)成績。例如爲了(le)适應民衆爲知情、維權而對(duì)現行文件的(de)需要。體現執政爲民的(de)宗旨，深圳市率先開展非涉密現行文件公開提供利用(yòng)的(de)服務，在此基礎上，進而建立文件中心、政務信息查詢中心等機構。再如爲适應整合城(chéng)市檔案資源，提供綜合服務的(de)需要，廣東省佛山市順德區(qū)在全國首家建立了(le)綜合、城(chéng)建、房(fáng)産檔案三檔合一的(de)檔案館新體制；上海浦東新區(qū)将原綜合檔案館、城(chéng)建檔案信息管理(lǐ)中心整合成新的(de)綜合檔案館；天津市建設了(le)多(duō)元化(huà)檔案結構的(de)泰達檔案館；深圳市實行了(le)城(chéng)建檔案館與綜合檔案館的(de)合并；安徽省在全省範圍内開展了(le)檔案管理(lǐ)模式的(de)改革等等。這(zhè)些舉措的(de)實施，大(dà)大(dà)提升了(le)檔案館的(de)公共服務能力。然而在慶賀成績的(de)同時(shí)，我們必須保持清醒的(de)認識——對(duì)不同地方、不同層次、不同性質的(de)檔案館，可(kě)以采取不同模式，而不必強求一律。如縣級小城(chéng)市可(kě)以建立集中、統一管理(lǐ)整個(gè)城(chéng)市各領域、各部門檔案的(de)高(gāo)度綜合的(de)檔案館，而大(dà)中城(chéng)市則不必要也(yě)無法實行如此高(gāo)度集中、統一管理(lǐ)的(de)做(zuò)法。
    爲了(le)适應檔案館與當地經濟、社會協調發展的(de)需要，滿足社會公衆對(duì)檔案館綜合服務的(de)需求，深圳市正在籌劃、實施一項重大(dà)的(de)舉措——市人(rén)民政府常務會議(yì)正式決定建立檔案集中儲存基地，并明(míng)确由市發改局會同市檔案局進行調研、立項、籌建。這(zhè)是深圳市委、市政府針對(duì)不少專業、職能部門分(fēn)别要求批地建設專門檔案庫、樓的(de)要求，爲了(le)節約土地資源，節省建設資金，降低檔案管理(lǐ)成本，有利于檔案資源整合和(hé)檔案資源共享而作出的(de)決策。本著(zhe)“集中存儲、行政監管、分(fēn)類管理(lǐ)”的(de)原則，該基地将市檔案館、市城(chéng)建檔案館保管的(de)檔案以及有關職能部門保管的(de)訴訟檔案、公安業務檔案、人(rén)事檔案、房(fáng)地産權檔案、規劃檔案、統計檔案、稅務登記和(hé)稽查檔案、工商登記檔案、社會保險檔案、以及城(chéng)市管理(lǐ)、質量技術監督、食品藥品監督管理(lǐ)等專門檔案，集中到統建的(de)儲存基地，統一保管。其中，專業性較強的(de)檔案集中到儲存基地後，由相關部門派人(rén)分(fēn)别管理(lǐ)。市檔案局負責對(duì)各職能部門的(de)檔案工作實行監督指導及對(duì)檔案集中存儲基地的(de)日常管理(lǐ)。建成以後的(de)檔案集中存儲基地，既不是一個(gè)龐大(dà)的(de)、高(gāo)度綜合的(de)檔案館，也(yě)不是各部門獨自管理(lǐ)、無序的(de)檔案庫房(fáng)湊合，而是以深圳市公共檔案館爲中心，設立若幹公共服務區(qū)和(hé)不同類型檔案保管區(qū)，形成公共檔案館與各部門檔案管理(lǐ)互補、互利，通(tōng)過檔案局協調管理(lǐ)的(de)“檔案城(chéng)”。這(zhè)種體制既是城(chéng)市檔案資源整合的(de)一種方式，可(kě)以彌補原綜合檔案館館藏資源的(de)不足，同時(shí)又能兼顧各部門特點及其自身的(de)需要，有利于調動部門積極性，共同承擔服務社會公衆的(de)職責。我們期望這(zhè)種管理(lǐ)模式能提升檔案館公共服務的(de)能力和(hé)水(shuǐ)平，樹立公共檔案館的(de)新形象。然而，我們不認爲這(zhè)是唯一的(de)、可(kě)以套用(yòng)于各級、各地的(de)模式，各地應該從本地實際出發，創造出更多(duō)科學、适用(yòng)的(de)管理(lǐ)體制，在世界上創造出具有中國特色的(de)公共檔案館運作模式。

摘自南(nán)通(tōng)檔案局