文檔數字化(huà)
一、前言
長(cháng)久以來(lái)，我們一直在采用(yòng)櫃架式的(de)資料存放目錄本式的(de)查詢檢索方法管理(lǐ)我們的(de)文檔資料。這(zhè)無疑會占用(yòng)大(dà)量的(de)庫房(fáng)空間，而在查閱檔案時(shí)又費時(shí)費力。即使現在有不少單位使用(yòng)了(le)計算(suàn)機管理(lǐ)也(yě)多(duō)數目錄級電腦(nǎo)管理(lǐ)調檔，仍然要去庫房(fáng)所以依然存在庫房(fáng)壓力大(dà)、調卷不便、響應速度慢(màn)、原件易損等問題。

很顯然在信息化(huà)社會的(de)今天， 随著(zhe)科學技術的(de)不斷發展，特别是無紙化(huà)辦公、電子商務等應用(yòng)技術的(de)不斷普及，社會發展和(hé)各級政府對(duì)檔案的(de)數字化(huà)建設提出了(le)迫切的(de)需求。上述傳統的(de)檔案管理(lǐ)方式，已經無法滿足社會企事業單位内各層次人(rén)員(yuán)對(duì)文檔資料的(de)查詢調閱再利用(yòng)等方面的(de)要求。

各個(gè)事業單位成立多(duō)年來(lái)，在日常工作和(hé)任務活動中形成了(le)一系列紙制檔案，紙制檔案按内容可(kě)分(fēn)爲文書(shū)檔案、科技檔案、财務檔案等。按存放的(de)載體可(kě)分(fēn)爲：紙質檔案；磁盤、光(guāng)盤、磁帶等電子檔案；獎狀、獎牌、獎旗、獎杯等實物(wù)檔案；錄音(yīn)、錄像、照(zhào)片、底片等聲像檔案等。随著(zhe)信息化(huà)建設進程的(de)不斷深入，傳統的(de)檔案管理(lǐ)辦法已不能适應單位工作發展的(de)要求，需要進行數字化(huà)改造。

二、紙制檔案數字化(huà)的(de)重要意義
2000年12月(yuè)，國家檔案局、中央檔案館印發的(de)《全國檔案事業發展“十五”計劃》，把“加快(kuài)檔案信息化(huà)建設”、“加快(kuài)現有檔案的(de)數字化(huà)進程”列入其中。随著(zhe)社會信息化(huà)進程的(de)加快(kuài)，信息資源已經成爲人(rén)類社會活動和(hé)經濟活動的(de)戰略資源，檔案的(de)數字化(huà)建設也(yě)是順應潮流、适應時(shí)代發展的(de)新舉措、新要求。
1、數字化(huà)是傳統檔案走向數字檔案的(de)必經之路

傳統檔案是以紙制文件爲主要載體的(de)一種檔案保存方式。是目前檔案保存的(de)主要方式，這(zhè)種檔案的(de)管理(lǐ)主要存在以下(xià)局限：

²     日常的(de)檔案整理(lǐ)、保存、查閱工作繁重，效率較低。

²     提檔與歸檔的(de)工作量巨大(dà)，既耗時(shí)又費力。無法滿足廣大(dà)民衆的(de)需求、提高(gāo)窗(chuāng)口的(de)服務效率和(hé)質量。

²     頻(pín)繁的(de)調闊、複印原始資料，由于灰塵、濕度等影(yǐng)響， 會對(duì)檔案造成自然的(de)損害；

²     人(rén)爲的(de)污損、撕頁、篡改等，更會造成檔案嚴重磨損和(hé)丢失。

²     由于逐年遞增的(de)紙張檔榮．占用(yòng)大(dà)量的(de)庫房(fáng)空間。

²     難以對(duì)檔案的(de)實行統一的(de)權限管理(lǐ)。

²     難以迅速的(de)不同的(de)檔案進行分(fēn)類，并快(kuài)速檢索到内部直至頁面的(de)信息。

²     無法滿足多(duō)用(yòng)戶同時(shí)共享檔案信息資源的(de)需求。

目前，各事業單位保存的(de)紙制檔案信息形态也(yě)主要以紙質、照(zhào)片等載體爲主要形式的(de)傳統檔案存在，隻适應于傳統的(de)管理(lǐ)與傳播方式，即實施手工管理(lǐ)和(hé)以點到點的(de)傳播，即便是經過編研等初步加工，編輯印發檔案資料，實現以點到面的(de)傳播，其覆蓋面也(yě)還(hái)是太小，很難達到社會化(huà)程度。檔案信息資源的(de)經濟價值和(hé)社會價值也(yě)難以充分(fēn)實現，更難适應當代“數字化(huà)生存”的(de)形勢。    

隻有實現檔案數字化(huà)，才能沖破檔案利用(yòng)的(de)種種局限，使檔案管理(lǐ)部門從封閉走向開放，從檔案的(de)保管和(hé)利用(yòng)職能向信息采集、管理(lǐ)和(hé)服務職能轉變，實現檔案信息資源的(de)合理(lǐ)配置、科學管理(lǐ)，爲社會提供高(gāo)效、優質的(de)服務。



2、檔案數字化(huà)是形勢發展的(de)需要。

檔案由原始的(de)甲骨、竹箋、絲帛到紙質，發展了(le)幾千年，記錄下(xià)了(le)中華文明(míng)和(hé)世界文明(míng)史。近年來(lái)，随著(zhe)辦公自動化(huà)即OA系統的(de)廣泛使用(yòng)，檔案載體逐漸并迅速地被磁盤、磁帶、光(guāng)盤所取代或更替，電子檔案的(de)出現給檔案管理(lǐ)提出了(le)一個(gè)迫切需要解決的(de)課題，那就是電子檔案的(de)收集、保管、保護和(hé)利用(yòng)。目前，大(dà)多(duō)數檔案的(de)管理(lǐ)仍然停留在紙質檔案的(de)管理(lǐ)及較原始的(de)檢索利用(yòng)水(shuǐ)平上，使得(de)絕大(dà)部分(fēn)電子檔案無法采集、收集和(hé)提供利用(yòng)，甚至絕大(dà)部分(fēn)電子檔案已經被清洗、丢失。這(zhè)是一個(gè)極其重大(dà)的(de)損失和(hé)無可(kě)挽回的(de)錯誤。解決這(zhè)一問題的(de)途徑就是檔案的(de)數字化(huà)。

3、檔案數字化(huà)是社會的(de)強烈需求。

當今社會處處離不開檔案。商業投資者需要對(duì)當地的(de)整體情況有個(gè)全面的(de)了(le)解，才敢于投資；關系民生的(de)重大(dà)決策需要大(dà)量的(de)信息做(zuò)參考；職能部門的(de)工作比如城(chéng)市規劃，電視、電力、燃氣、自來(lái)水(shuǐ)管道的(de)鋪設等等，這(zhè)些都需要大(dà)量的(de)準确的(de)資料做(zuò)依據，而這(zhè)些隻有檔案才是最全、最新、最直接和(hé)最方便的(de)一個(gè)查考對(duì)象，這(zhè)都迫使檔案部門必須盡快(kuài)改變傳統的(de)原始管理(lǐ)、檢索和(hé)提供利用(yòng)的(de)手段，以現代化(huà)、多(duō)功能的(de)服務措施，使館藏的(de)檔案信息能及時(shí)、方便地提供給各方面的(de)需求者。紙制檔案包含科技檔案、文書(shū)檔案、财務檔案等，内含大(dà)量的(de)重要信息，随著(zhe)信息化(huà)建設的(de)需要，各種檔案利用(yòng)的(de)需求也(yě)在不斷增加。

4、檔案數字化(huà)能有效地保護檔案原件。

1、數字化(huà)電子檔案能夠代替原件使用(yòng)，保護檔案原件，避免因頻(pín)繁的(de)整理(lǐ)、調閱對(duì)原件造成的(de)損壞，同時(shí)可(kě)以對(duì)原始檔案進行永久性真空密封保存，更好的(de)保護檔案原件。

2、數字化(huà)副本異地保存，輸出縮微膠片或UDO光(guāng)盤供永久保存。這(zhè)樣可(kě)使這(zhè)些檔案資料在出現天災人(rén)禍的(de)情況下(xià)不緻于遭到毀滅性的(de)破壞。

3、恢複檔案材料模糊褪變的(de)字迹及對(duì)污損殘缺照(zhào)片檔案的(de)修複。

5、檔案數字化(huà)能改善檔案的(de)利用(yòng)方式。

1、不再受“孤本”的(de)限制，一份文件可(kě)以同時(shí)提供給所有需要它的(de)人(rén)共享。

2、數字影(yǐng)像文件可(kě)以通(tōng)過計算(suàn)機局域網或者廣域網進行異地傳輸，使異地調閱利用(yòng)成爲可(kě)能。擴大(dà)了(le)檔案的(de)利用(yòng)空間，讓更多(duō)的(de)人(rén)們來(lái)了(le)解檔案，利用(yòng)檔案。

3、“時(shí)間”不再是限制，利用(yòng)者可(kě)以随時(shí)使用(yòng)自己需要的(de)文件。檔案數字化(huà)以後，将已開放的(de)檔案上網，這(zhè)樣所有利用(yòng)者就可(kě)以在任何時(shí)間上網利用(yòng)檔案信息資源。



三、檔案數字化(huà)含義和(hé)原理(lǐ)
檔案數字化(huà)是指利用(yòng)高(gāo)速掃描儀技術、OCR技術、數字攝影(yǐng)（錄音(yīn)、錄像）技術、數據庫技術、多(duō)媒體技術、存儲技術等高(gāo)新技術把各種載體的(de)檔案資源轉化(huà)爲數字化(huà)的(de)檔案信息，以數字化(huà)的(de)形式存儲、網絡化(huà)的(de)形式互相聯結，利用(yòng)計算(suàn)機系統進行管理(lǐ)，形成一個(gè)有序結構的(de)檔案信息庫，及時(shí)提供利用(yòng)，實現資源共享，是檔案信息化(huà)建設的(de)重要組成内容。

數字檔案是傳統檔案的(de)延伸，是傳統檔案利用(yòng)現代信息技術獲得(de)自身發展的(de)産物(wù)，檔案機構通(tōng)過檔案數字化(huà)，形成一個(gè)電子化(huà)信息的(de)倉儲，用(yòng)戶通(tōng)過網絡可(kě)方便地訪問，以獲得(de)這(zhè)些信息。也(yě)就是說，檔案數字化(huà)就是實施檔案的(de)數字化(huà)存儲、管理(lǐ)與維護，以及提供數字檔案信息的(de)網絡傳輸和(hé)利用(yòng)服務。

整體的(de)整體内容包含：

檔案的(de)整理(lǐ)、掃描、影(yǐng)像處理(lǐ)、數據歸檔、影(yǐng)像質檢、影(yǐng)像總檢、數據刻錄、數據挂接、數據存儲、數據分(fēn)析利用(yòng)等一系列工作。
四、掃描儀在文檔數字化(huà)中的(de)作用(yòng)
掃描儀與數碼相機一樣,是計算(suàn)機的(de)外部輸入設備.它能将各種圖像信息(如圖片、照(zhào)片、透明(míng)幻燈片和(hé)文字資料等)通(tōng)過掃描儀掃描後轉變成數字信号,并輸入計算(suàn)機.再通(tōng)過計算(suàn)機完成對(duì)圖像和(hé)文字信息的(de)處理(lǐ)、管理(lǐ)、存貯和(hé)輸出等。
掃描儀是一種捕獲影(yǐng)像的(de)裝置，可(kě)将影(yǐng)像轉換爲計算(suàn)機可(kě)以顯示、編輯、儲存和(hé)輸出的(de)數字格式。掃描儀的(de)應用(yòng)範圍很廣泛，例如将美(měi)術圖形和(hé)照(zhào)片掃描結合到文件中；将印刷文字掃描輸入到文字處理(lǐ)軟件中，避免再重新打字；将傳真文件掃描輸入到數據庫軟件或文字處理(lǐ)軟件中儲存；以及在多(duō)媒體中加入影(yǐng)像等等。
  作爲一種光(guāng)機電一體化(huà)的(de)電腦(nǎo)外設産品，掃描儀是繼鼠标和(hé)鍵盤之後的(de)第三大(dà)計算(suàn)機輸入設備，它可(kě)将影(yǐng)像轉換爲計算(suàn)機可(kě)以顯示、編輯、儲存和(hé)輸出的(de)數字格式，是功能很強的(de)一種輸入設備。
  掃描儀的(de)基本原理(lǐ)是通(tōng)過傳動裝置驅動掃描組件，将各類文檔、相片、幻燈片、底片等稿件經過一系列的(de)光(guāng)、電轉換，最終形成計算(suàn)機能識别的(de)數字信号，再由控制掃描儀操作的(de)掃描軟件讀出這(zhè)些數據，并重新組成數字化(huà)的(de)圖像文件，供計算(suàn)機存儲、顯示、修改、完善，以滿足人(rén)們各種形式的(de)需要。
  目前，掃描儀作爲計算(suàn)機的(de)重要外部設備，已被廣泛應用(yòng)于報紙、書(shū)刊、出版印刷、廣告設計、工程技術、金融業務等領域之中。它以獨到的(de)功能，不僅能迅速實現大(dà)量的(de)文字錄入、計算(suàn)機輔助設計、文檔制作、圖文數據庫管理(lǐ)，而且能逼真、實時(shí)地錄入各種圖像，特别是在網絡和(hé)多(duō)媒體技術迅速發展的(de)今天，掃描儀更能有效地應用(yòng)于傳真（配Fax/Modem卡）、複印（配打印機）、電子郵件等工作。依靠其他(tā)軟件的(de)支持，掃描儀還(hái)能夠用(yòng)于制作電子相冊、請柬、挂曆等許多(duō)個(gè)性鮮明(míng)和(hé)充滿樂(yuè)趣的(de)作品。通(tōng)過掃描儀，計算(suàn)機實現了(le)“定量”分(fēn)析與處理(lǐ)“五彩缤紛”世界的(de)願望，所以有人(rén)将掃描儀譽爲計算(suàn)機的(de)“眼睛”。