之所以說電子文件的(de)産生是人(rén)類記錄史上的(de)一次革命，是因爲它與以往記錄方式、記錄載體的(de)變化(huà)相比有著(zhe)更深刻、更廣泛、更具實質性的(de)含義和(hé)意義。曆史上每一種新的(de)記錄形式産生後，都與此前存在的(de)記錄形式有一個(gè)共存共用(yòng)的(de)階段，逐漸取而代之，但通(tōng)常沒有爲同一份文件制作兩種對(duì)應版本的(de)必要。而電子文件與它的(de)早一代文件—紙質文件的(de)關系卻要複雜(zá)得(de)多(duō)，二者之間的(de)共存、互動與消長(cháng)構成了(le)信息時(shí)代人(rén)類記錄方式的(de)動态圖像。

    一、電子文件與紙質文件的(de)共存狀态

    從電子文件誕生開始，在相當長(cháng)的(de)時(shí)間裏将會與紙質文件共存于世，它們的(de)共存狀态及其原因複雜(zá)多(duō)樣，大(dà)體上可(kě)以歸結爲以下(xià)兩類情形：

    第一類是先有紙質文件，之後根據存儲、利用(yòng)等方面的(de)需要形成相應的(de)電子版本，這(zhè)就是紙質文件的(de)數字化(huà)過程。紙質文件的(de)數字化(huà)通(tōng)常有兩個(gè)時(shí)間點：一是單位收到外來(lái)文件後立即實施數字化(huà)，使文件在現行期即有紙質和(hé)電子兩種版本；二是對(duì)已經歸檔的(de)紙質檔案實施數字化(huà)，文件到了(le)非現行期才有兩種版本。

    第二類是在業務活動中用(yòng)計算(suàn)機直接生成電子文件，但出于對(duì)文件證據要求或長(cháng)久可(kě)讀的(de)考慮，又将電子文件轉換成紙質文件。這(zhè)種轉換也(yě)有兩個(gè)時(shí)間點：一是在計算(suàn)機系統中完成文件制作，或經由網絡(電子郵件系統、電子公文傳輸系統等)傳輸的(de)電子文件接收後，以紙質文件形式輸出生效，從而使文件在現行期即有兩種版本；二是在歸檔時(shí)或歸檔後爲電子文件制作硬拷貝(紙質文件或縮微件)。在這(zhè)種情況下(xià)，文件到了(le)半現行或非現行期才有兩種版本。

    根據上述情況，我們可(kě)以把紙質文件與電子文件的(de)共存狀态歸結爲“雙套制”和(hé)“雙軌制”兩種類型。

    所謂雙套制，是指文件歸檔後二者的(de)共存，亦稱爲“雙套歸檔”。雙套制的(de)實現，可(kě)以是對(duì)電子文件制作紙質拷貝；也(yě)可(kě)以是對(duì)紙質文件進行數字化(huà)。雙套歸檔可(kě)使同一份文件的(de)電子版本和(hé)紙質版本共同處于存儲和(hé)可(kě)利用(yòng)狀态。

    所謂雙軌制，是指在文件生成、運轉過程中二者的(de)共存，即兩種版本文件同步随業務流程運轉。實行雙軌制的(de)機構在文件(包括收文、發文和(hé)内部文件)進入運轉程序時(shí)就形成電子和(hé)紙質兩種版本，業務人(rén)員(yuán)要對(duì)同樣内容的(de)兩種文件進行重複或部分(fēn)重複辦理(lǐ)。當然在辦理(lǐ)結束後，雙軌制大(dà)多(duō)導緻雙套歸檔。因此可(kě)以說，雙軌制是比雙套制更全面、深入、進步的(de)管理(lǐ)形式，雙軌制通(tōng)常包含了(le)雙套制。

    無論是雙套制還(hái)是雙軌制，都是以電子文件和(hé)紙質文件的(de)相互對(duì)應爲前提的(de)，其中電子文件的(de)技術屬性并無本質差别。但是，兩種共存狀态下(xià)電子文件的(de)社會屬性和(hé)功能卻有所不同：雙套制是後端共存，電子文件不是“原生文件”，沒有經過運行和(hé)處理(lǐ)，沒有在現行期發生效力，沒有相應的(de)元數據，基本上可(kě)以看作是紙質文件的(de)數字化(huà)副本，它的(de)“文件”屬性和(hé)證據力是不完整的(de)，甚至有人(rén)認爲它算(suàn)不上“電子文件”。而雙軌制是全程共存，電子文件也(yě)是“原始文本”，生成時(shí)即具有效力，參與相關的(de)事務處理(lǐ)，如果管理(lǐ)完善，可(kě)以有全面的(de)元數據，是完整意義上的(de)電子文件。

    二、電子文件與紙質文件管理(lǐ)的(de)互動

    在電子文件與紙質文件的(de)共存狀态下(xià)，必然要對(duì)這(zhè)兩種文件分(fēn)别加以管理(lǐ)，這(zhè)就形成了(le)兩種管理(lǐ)系統的(de)共存。共生于一個(gè)機構中的(de)兩個(gè)文件管理(lǐ)系統不斷磨合著(zhe)相互之間的(de)關系，它們既各自獨立，各自發展，又互相依存，互相影(yǐng)響，随時(shí)調整著(zhe)各自的(de)角色與特點，承擔著(zhe)共同的(de)和(hé)各自分(fēn)擔的(de)責任。在這(zhè)種關系中最富于積極意義的(de)是二者之間的(de)互相影(yǐng)響，兩個(gè)管理(lǐ)系統都在這(zhè)種影(yǐng)響之下(xià)改造自身功能，提高(gāo)自身效率。

    (一)電子文件管理(lǐ)推動紙質文件管理(lǐ)改革

    自從在文件和(hé)檔案領域實行計算(suàn)機輔助管理(lǐ)以來(lái)，紙質文件管理(lǐ)的(de)方法就開始發生變化(huà)，電子文件的(de)管理(lǐ)對(duì)紙質文件管理(lǐ)的(de)影(yǐng)響更大(dà)、更深，從而引發的(de)變化(huà)也(yě)更多(duō)、更明(míng)顯。其中實行雙軌制比起實行雙套制機構變化(huà)的(de)程度又有進展。盡管各機構的(de)具體情況不盡相同，但還(hái)是有許多(duō)共同的(de)表現，這(zhè)種變化(huà)主要反映在以下(xià)兩個(gè)方面：

    一是推動了(le)文檔一體化(huà)的(de)實質性進程。檔案管理(lǐ)提前介入文件運動的(de)思想早已有之，但由于體制、制度等方面的(de)原因，文檔一體化(huà)的(de)程度一直不高(gāo)，僅限于一些局部措施，電子文件管理(lǐ)對(duì)前端控制的(de)要求是實質性、甚至是強制性的(de)，理(lǐ)想的(de)解決方案是由一個(gè)系統統管全程。即使尚未建立統一的(de)電子文件管理(lǐ)系統的(de)機構，也(yě)在現有系統中強化(huà)了(le)前端控制，将文件階段、檔案階段的(de)管理(lǐ)任務統籌安排，将可(kě)能在文件生成初期完成的(de)工作盡量提前。由電子文件推動的(de)這(zhè)種一體化(huà)很快(kuài)帶動了(le)紙質文件，在文件—檔案全程範圍内進行的(de)流程變革使文檔一體化(huà)進入了(le)新階段。

    紙質文件的(de)歸檔提前是一個(gè)具有關鍵意義的(de)變革。目前開展電子文件管理(lǐ)，特别是實行雙軌運行的(de)單位大(dà)多(duō)實行辦理(lǐ)完畢實時(shí)歸檔。由于電子文件歸檔後不影(yǐng)響文件形成部門的(de)使用(yòng)，其他(tā)部門也(yě)可(kě)以直接在網上調用(yòng)，無須到辦文部門來(lái)查閱，所以，文件形成部門沒有必要把相應的(de)紙質文件留在辦公室裏，轉而采取随辦随歸檔的(de)做(zuò)法。這(zhè)樣一來(lái)，紙質文件和(hé)電子文件的(de)歸檔幾乎是同步進行的(de)。紙質文件的(de)随時(shí)歸檔不僅減輕了(le)機構内各部門保管文件的(de)壓力，也(yě)減少了(le)個(gè)人(rén)存放文件保管不善等問題，提高(gāo)了(le)歸檔齊全率。

    提前歸檔使檔案部門控制機構文件信息資源的(de)起點明(míng)顯前移。由于文件在辦文部門幾乎沒有停留，歸檔之時(shí)不少文件還(hái)與現行事務具有密切的(de)關聯，機構内部的(de)查閱還(hái)比較頻(pín)繁。因此，業務部門需要更多(duō)地與檔案部門打交道，檔案部門需要更清楚地了(le)解文件的(de)現行價值以及運轉過程。這(zhè)就使得(de)檔案部門的(de)介入時(shí)機超前于歸檔，自然而然向文件生命周期的(de)起點延伸。

    與歸檔提前同時(shí)發生的(de)還(hái)有鑒定、著錄等工作的(de)提前。按道理(lǐ)，同一份文件的(de)電子版本和(hé)紙質版本應該具有相同的(de)保管期限，對(duì)共同需要的(de)著錄項也(yě)應該形成相同的(de)著錄内容，因此，有些機構開始探索兩套文件鑒定和(hé)著錄等工作的(de)并軌，并必然選擇向電子文件靠攏。這(zhè)就導緻了(le)鑒定和(hé)著錄等工作的(de)提前以及自動化(huà)程度的(de)提高(gāo)。①在文件生成時(shí)進行的(de)鑒定和(hé)著錄會有不确定、不完整等問題，需要随文件的(de)流轉而補充和(hé)确認，從而使這(zhè)些工作從一次完成變成了(le)分(fēn)段完成。爲了(le)保證分(fēn)段實施中的(de)順暢銜接，必須以文件—檔案全程爲一體進行管理(lǐ)。

    二是檔案實體管理(lǐ)的(de)簡化(huà)，尤其表現在整理(lǐ)方面。過去對(duì)紙質文件整理(lǐ)需要通(tōng)過實體系統固定文件之間的(de)有機聯系，建立檔案實體的(de)科學秩序，并支持檔案檢索的(de)有效實現。電子文件管理(lǐ)之所以導緻紙質檔案實體整理(lǐ)的(de)簡化(huà)，一方面是因爲快(kuài)速度、多(duō)途徑的(de)全文檢索功能，以及随時(shí)随處的(de)網上利用(yòng)，多(duō)用(yòng)戶同時(shí)利用(yòng)的(de)便利讓用(yòng)戶更加樂(yuè)于利用(yòng)電子文件；另一方面，電子文件管理(lǐ)可(kě)以根據需要建立文件之間的(de)多(duō)維聯系，隻要在檢索軟件中标明(míng)紙質文件(檔案)的(de)存放位置，便可(kě)以非常方便地查找到對(duì)應的(de)紙質文件。這(zhè)樣一來(lái)，對(duì)紙質檔案實體秩序的(de)要求就降低了(le)，隻要排列有序，位置明(míng)确，就可(kě)以借助電子文件檢索功能實現紙質檔案的(de)快(kuài)捷查詢。立卷的(de)簡化(huà)帶動了(le)相關工作的(de)簡化(huà)，如排架方法、檔案統計、手工檢索工具編制等，檔案部門可(kě)以從繁重的(de)整理(lǐ)業務中解脫出來(lái)，更多(duō)地關注檔案信息資源的(de)建設、開發與服務。

    (二)紙質文件管理(lǐ)促進電子文件管理(lǐ)的(de)完善

    與紙質文件管理(lǐ)相比，人(rén)類管理(lǐ)電子文件的(de)經驗要少得(de)多(duō)。盡管電子文件與紙質文件有許多(duō)不同之處，但畢竟那是社會活動的(de)記錄，其管理(lǐ)目标基本一緻，在管理(lǐ)内容和(hé)方法上也(yě)應該有很多(duō)共通(tōng)之處。電子文件管理(lǐ)面臨的(de)最大(dà)挑戰是如何建立公衆的(de)信任，到目前爲止，突破的(de)思路主要集中在兩條路線上：技術和(hé)管理(lǐ)。技術措施自不必說，加強管理(lǐ)的(de)一些思路是從紙質文件管理(lǐ)的(de)經驗中汲取而來(lái)的(de)。

    來(lái)源原則是電子文件管理(lǐ)從紙質檔案管理(lǐ)中獲取的(de)最有價值的(de)生命之核。在計算(suàn)機進入檔案管理(lǐ)之初，一些技術專家和(hé)業内人(rén)士曾認爲計算(suàn)機高(gāo)速運算(suàn)所構成的(de)強大(dà)邏輯力量可(kě)以取代來(lái)源的(de)作用(yòng)，但經過一段時(shí)間理(lǐ)論與實踐的(de)互動，各國檔案工作者再次就來(lái)源原則的(de)重要地位達成共識。大(dà)家認識到，對(duì)于電子文件而言，來(lái)源原則仍然可(kě)以奉爲圭臯，區(qū)别僅僅在于從主要指導檔案實體單元的(de)組織，轉變爲指導對(duì)電子文件生成背景的(de)理(lǐ)解、揭示和(hé)維護，用(yòng)來(lái)源的(de)真實性證實電子文件内容的(de)真實性。

    僅從技術而言，對(duì)紙質文件的(de)僞造、篡改也(yě)并非不可(kě)實現。實際上，人(rén)們對(duì)紙質文件、檔案的(de)信任更多(duō)是來(lái)自對(duì)其整個(gè)運轉、保管過程安全性的(de)默認。這(zhè)個(gè)過程建立在文件形成與保管規律的(de)基礎上，經過長(cháng)期的(de)運行和(hé)各種複雜(zá)情況的(de)檢驗而日漸嚴謹與完善，其中蘊涵的(de)科學性對(duì)于電子文件也(yě)具有應用(yòng)或借鑒價值。例如，旨在攻克電子文件長(cháng)久真實性難題的(de)加拿大(dà)哥(gē)倫比亞大(dà)學UBC項目和(hé)InterPARES國際合作項目均采用(yòng)了(le)“古文書(shū)學”的(de)方法，對(duì)文件的(de)構成要素進行分(fēn)析、解讀和(hé)評價，并通(tōng)過記錄和(hé)管理(lǐ)其中有意義的(de)要素來(lái)确認電子文件的(de)真實性。這(zhè)種方法是從傳統檔案鑒定和(hé)管理(lǐ)中得(de)到的(de)啓示，項目主持人(rén)杜蘭蒂教授認爲這(zhè)是“古文書(shū)學：老樹開新花”。②此外，電子文件的(de)許多(duō)管理(lǐ)方法，如價值鑒定、著錄标引、信息編研與開發等都從紙質文件、檔案的(de)管理(lǐ)中繼承了(le)有益的(de)經驗。

    可(kě)見，電子文件與紙質文件管理(lǐ)的(de)共存并不是消極、被動的(de)，二者在互相學習(xí)、互相借鑒中互爲條件、互補長(cháng)短。在這(zhè)些相互影(yǐng)響和(hé)作用(yòng)中，各自經曆著(zhe)改造與被改造，同化(huà)與被同化(huà)以及調整定位的(de)過程，兩種管理(lǐ)方法在合理(lǐ)疊加、混合、功能替代中動态确定著(zhe)共存狀态和(hé)形式，并逐漸融合爲一套綜合管理(lǐ)機構各類載體文件的(de)管理(lǐ)方法和(hé)管理(lǐ)系統。

    三、電子文件與紙質文件的(de)關系趨向

    可(kě)以預計，電子文件與紙質文件管理(lǐ)共存的(de)二元格局将會持續相當長(cháng)時(shí)間，因爲從總體來(lái)說，功能的(de)完全替代很難，也(yě)并非必須，“無紙化(huà)”必然經曆一個(gè)漫長(cháng)的(de)漸進過程。隻要電子文件的(de)安全性沒有得(de)到完全保證，人(rén)們就需要以紙質文件形式生效或将紙質副本作爲重要的(de)備份加以保存。例如美(měi)國國家檔案館43000多(duō)份電子郵件因管理(lǐ)不善而丢失後，首先采取的(de)防範措施就是将重要郵件打印出來(lái)形成硬拷貝。③隻要還(hái)有人(rén)使用(yòng)紙和(hé)筆，就會有以紙介質形成的(de)社會活動記錄，如特定環境(包括書(shū)寫條件、閱讀條件和(hé)傳遞條件等)下(xià)的(de)手稿、手書(shū)記錄、批語、書(shū)畫(huà)作品等幾乎不可(kě)能消失，這(zhè)其中不僅有技術問題，還(hái)有習(xí)慣、文化(huà)等諸多(duō)因素。

    但是，共存的(de)态勢将持續地處于變化(huà)之中，主要表現在雙方的(de)數量、功能方面。大(dà)的(de)趨向是紙質文件與電子文件的(de)此消彼長(cháng)，從以紙質文件爲主到基本對(duì)稱再到以電子文件爲主，将會形成方向相反的(de)兩條弧形曲線。理(lǐ)由主要有以下(xià)兩方面：

    一是計算(suàn)機和(hé)網絡的(de)廣泛應用(yòng)，信息化(huà)戰略的(de)全面實施，使電子文件越來(lái)越多(duō)地成爲文件生成的(de)最初形态，電子文件流程與信息化(huà)平台上業務流程的(de)契合使之成爲辦公、設計、貿易、交往的(de)必要工具；信息形态的(de)多(duō)樣性、極強的(de)可(kě)操作性和(hé)傳遞的(de)高(gāo)速便捷，使機構和(hé)員(yuán)工更願意生成和(hé)使用(yòng)電子文件；電子政務、電子商務的(de)普及使越來(lái)越多(duō)的(de)文件必須通(tōng)過網絡傳遞；數字簽名、用(yòng)戶認證、信息認證、防範攻擊等技術的(de)進步，使人(rén)們增強了(le)對(duì)電子文件的(de)信心；管理(lǐ)的(de)改善使人(rén)們可(kě)以方便地檢索利用(yòng)。這(zhè)些因素都給電子文件的(de)增長(cháng)和(hé)功能提高(gāo)提供了(le)條件。

    二是某些電子文件無法或難以轉化(huà)爲紙質文件。或是因爲其信息海量紙張難以承載，如實時(shí)勘測的(de)各種數據；或是因爲信息形态無法以紙張載入，如聲音(yīn)、三維圖像等；或是因爲文件的(de)結構複雜(zá)，包含動态鏈接，嵌套關系等，無法記錄于平面紙張，如大(dà)型數據庫、多(duō)媒體文件、超文本文件等。随著(zhe)信息技術的(de)進步和(hé)社會信息化(huà)進程，這(zhè)種隻能以數字形态生存的(de)文件的(de)種類和(hé)數量會越來(lái)越多(duō)，其複雜(zá)程度也(yě)日益加深。人(rén)們大(dà)量創建和(hé)使用(yòng)此類文件主要是需要或喜愛(ài)它們的(de)功能，大(dà)多(duō)數情況下(xià)并不顧及它們是否可(kě)以制作硬拷貝用(yòng)以“保真”。

    上述兩種情況都不可(kě)避免地改變電子文件和(hé)紙質文件的(de)數量和(hé)功能對(duì)比。前一種情況還(hái)有實行雙套制、雙軌制的(de)可(kě)能，但電子文件将在量的(de)積累中逐步引發質變，占據主導地位；後一種情況中的(de)電子文件已不可(kě)能有紙質文件相伴，必須尋找一條能夠獨立生存、獨立承擔社會責任并證明(míng)自己的(de)道路。

    受電子文件和(hé)紙質文件不均衡發展的(de)影(yǐng)響，兩種文件管理(lǐ)的(de)互動也(yě)是不對(duì)等的(de)。紙質文件管理(lǐ)在電子文件管理(lǐ)的(de)影(yǐng)響下(xià)逐漸“瘦身”，而電子文件管理(lǐ)則在紙質文件管理(lǐ)經驗和(hé)信息技術的(de)支持下(xià)日漸豐滿。文件本身的(de)變化(huà)是一種不可(kě)抗拒的(de)客觀存在，文件管理(lǐ)的(de)變化(huà)則是文件、檔案工作者的(de)主動應對(duì)。這(zhè)是曆史上文件管理(lǐ)最爲複雜(zá)的(de)時(shí)期，兩種文件的(de)共存和(hé)互動給我們帶來(lái)無數的(de)難題、挑戰和(hé)機遇。對(duì)于職業文件、檔案管理(lǐ)人(rén)來(lái)說，全面、科學的(de)文件管理(lǐ)戰略比任何時(shí)候都顯得(de)重要：一方面，因勢利導，以積極的(de)文件管理(lǐ)政策進軍電子文件管理(lǐ)領域，從管理(lǐ)制度、方法、技術層面幫助電子文件建立威信，以至于建立法律地位；另一方面，穩紮穩打，堅守“社會記憶保護者”的(de)職責，在沒有充分(fēn)把握保障電子文件長(cháng)久真實性時(shí)，不輕言放棄紙質文件陣地，充分(fēn)、有效、巧妙地利用(yòng)兩種文件的(de)特點實現管理(lǐ)優勢互補，有利于我們在文件、檔案管理(lǐ)的(de)重大(dà)變革時(shí)期最大(dà)限度地把握主動。 (摘自杭州檔案信息網   作者：中國人(rén)民大(dà)學 馮惠玲）