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蘇州市滄浪區(qū)人(rén)民檢察院 吳炯
在電腦(nǎo)愈來(lái)愈普及的(de)今天，更多(duō)的(de)公文将會以電子文件的(de)形式産生和(hé)存儲。因此，今後機關、企事業單位等部門将會更多(duō)地以電子文件的(de)形式作爲公文流轉的(de)主體對(duì)象。
目前在我國，辦公自動化(huà)尚未完全社會化(huà)，在相當長(cháng)的(de)一個(gè)階段，電子文件和(hé)紙質文件将長(cháng)期并存，在文件材料的(de)歸檔上相互制約，相互影(yǐng)響，使幾十年來(lái)我國傳統的(de)文件立卷歸檔的(de)理(lǐ)論與實踐受到了(le)巨大(dà)沖擊。
今後機關、企事業單位等行文部門将會更多(duō)地以電子文件的(de)形式作爲公文流轉的(de)主體對(duì)象。所以，新的(de)形勢要求我們檔案工作者不斷探索立卷歸檔的(de)新思路、新方法。
一、電子文件的(de)立卷歸檔
開展電子文件立卷歸檔工作必須要有一支專業化(huà)的(de)隊伍，由于大(dà)多(duō)數計算(suàn)機與信息管理(lǐ)人(rén)員(yuán)對(duì)檔案工作較爲陌生，而不少檔案工作者對(duì)計算(suàn)機技術掌握尚不完全，目前的(de)立卷隊伍還(hái)不适應工作發展的(de)需要，必須通(tōng)過組織業務學習(xí)和(hé)技術培訓，盡快(kuài)地使他(tā)們掌握信息管理(lǐ)自動化(huà)的(de)基本知識和(hé)技能，擔負起電子文件歸檔工作的(de)重任。
首先，在文件材料的(de)收集整理(lǐ)時(shí)，要轉變傳統觀念，在辦公自動化(huà)條件下(xià)，對(duì)公文實行電子信息處理(lǐ)，随著(zhe)每年數據的(de)更新，過期數據應由各業務部門按檔案室的(de)統一要求，進行鑒定，編目整理(lǐ)，移交給檔案部門保存，定期歸檔。電子文件的(de)歸檔一般可(kě)在年度或任務完成後，進行歸檔，并根據電子文件的(de)技術環境條件，存貯介質的(de)質量、壽命等情況，一般以不超過2-3個(gè)月(yuè)。
其次，要對(duì)收集到的(de)電子文件進行分(fēn)類編目。一個(gè)單位的(de)電子文件類别是多(duō)種多(duō)樣的(de)，要對(duì)這(zhè)些電子文件進行分(fēn)門别類地管理(lǐ)，就必須進行科學的(de)分(fēn)類。要按門類劃分(fēn)要求，結合本單位的(de)專業和(hé)電子文件内容制定分(fēn)類編号方案，按照(zhào)分(fēn)類編号方案的(de)規定對(duì)電子文件進行劃分(fēn)，并給每份電子文件一個(gè)固定的(de)唯一的(de)号碼，從而使全部電子文件成爲一個(gè)有機的(de)整體。目前，電子文件、紙質文件轉化(huà)爲檔案一般采取“雙軌制”，即紙介質與磁、光(guāng)介質兩種文件一起歸檔，形成内容相同的(de)兩套檔案。其歸檔時(shí)使用(yòng)不同的(de)編目方法。檔案部門應在每一卷紙質檔案的(de)備考表或卷内目錄“備注”項中注明(míng)相應的(de)電子文件的(de)編碼及存址，同時(shí)，在電子文件歸檔目錄“備注”項中注明(míng)相應的(de)紙質文件的(de)檔号及存址，以便利用(yòng)時(shí)參照(zhào)互補。
最後，要将分(fēn)類編目完畢的(de)電子文件固定上架保存。檔案人(rén)員(yuán)将應歸檔的(de)經過整理(lǐ)的(de)電子文件存入磁盤或光(guāng)盤。并采用(yòng)數據壓縮工具對(duì)應歸檔電子文件進行壓縮，但采用(yòng)壓縮工具的(de)過程必須統一、規範。然後将确定要歸檔的(de)電子文件進行一次備份操作，檔案室保存的(de)電子文件一般拷貝二套，保存一套，借閱一套。這(zhè)樣可(kě)以大(dà)大(dà)提高(gāo)安全性和(hé)可(kě)行性。最後可(kě)将這(zhè)些磁盤和(hé)光(guāng)盤裝入專門的(de)裝具中，再進行統一編号，并利用(yòng)檔案管理(lǐ)軟件制作目錄，以便檢索查詢。
二、電子檔案的(de)保管儲藏
由于電子檔案的(de)載體爲磁盤、磁帶、光(guāng)盤等，這(zhè)些介質抵抗外界不利因素的(de)能力都比較差，往往因爲保存不善會造成破碎、形變或其它損壞，即使不造成損壞，随著(zhe)時(shí)間的(de)推移，其存儲的(de)信息也(yě)會出問題。電子文件極易被抹掉，在電子計算(suàn)機上操作如果違反了(le)操作程序或者不注意按錯了(le)鍵鈕，就會造成文件的(de)破壞或被全部抹掉。所以檔案工作者必須對(duì)電子檔案載體使用(yòng)專門的(de)裝具和(hé)進行有效的(de)檢測與維護。
首先，電子檔案應當存放在具有防磁性能的(de)裝具中，以保證磁盤、光(guāng)盤的(de)穩定性。由于電子文件載體與傳統紙質載體有明(míng)顯區(qū)别，其存放環境和(hé)防護設備除調溫、調濕、防水(shuǐ)、防盜、防光(guāng)、防蟲、防塵、防鼠、防雷電等外，還(hái)應具備防磨損、防強震、防病毒等措施。
其次，必須對(duì)電子檔案進行定期檢測和(hé)拷貝，以确保電子檔案信息的(de)可(kě)靠性。定期檢測，應每年一次，采用(yòng)等距抽樣或随機抽樣的(de)方式進行。首先進行外觀檢查，确認載體表面是否有損壞或變形，外表塗層是否清潔及有無黴斑出現等。然後進行邏輯檢測，采用(yòng)專用(yòng)檢測軟件對(duì)載體上的(de)信息進行讀寫校驗。通(tōng)過檢測發現有出錯的(de)載體，須進行有效的(de)修正或更新。對(duì)電子檔案要進行定期拷貝，并将原件與拷貝件同時(shí)保存一段時(shí)間，以确保檔案的(de)安全性。對(duì)于電子檔案的(de)檢測與維護，必須進行嚴格管理(lǐ)，要對(duì)檢測、維護、拷貝等操作過程進行記錄，避免發生人(rén)爲的(de)誤操作或不必要的(de)重複勞動。
對(duì)電子檔案的(de)有效保存與維護，是一項極其重要而複雜(zá)的(de)工作。因而，在對(duì)電子檔案的(de)保存與維護過程中，應充分(fēn)考慮環境、設備、技術、人(rén)員(yuán)及電子檔案的(de)特點等綜合條件，來(lái)制定技術方案和(hé)工作模式，并采取有效措施，以确保電子檔案的(de)安全可(kě)靠，能夠永久地處于可(kě)準确提供利用(yòng)的(de)狀态，使其在社會生活中發揮更大(dà)的(de)作用(yòng)。
三、電子檔案的(de)開發利用(yòng)
電子檔案具有可(kě)重複使用(yòng)的(de)特點，允許若幹個(gè)查詢者同步利用(yòng)一份電子文件，同紙質文件比，使用(yòng)更快(kuài)捷、更方便，信息的(de)利用(yòng)效率大(dà)大(dà)提高(gāo)。但電子文件隻有實現網絡化(huà)，才能發揮出真正的(de)優越性。
1、電子檔案提供利用(yòng)的(de)方法。對(duì)檔案部門來(lái)說，電子檔案提供利用(yòng)，一般有三種方法：即提供拷貝；通(tōng)信傳輸；直接利用(yòng)。
（1）提供拷貝，檔案部門可(kě)将檔案備份向利用(yòng)者提供，并将文件轉換成通(tōng)用(yòng)标準文檔存儲格式，由利用(yòng)者自行解決恢複和(hé)顯示的(de)軟硬件平台。當利用(yòng)者不具備利用(yòng)電子文件的(de)軟硬件平台時(shí)，也(yě)可(kě)以向這(zhè)些用(yòng)戶提供打印件或縮微品。
（2）通(tōng)信傳輸。即用(yòng)網絡傳輸電子檔案。這(zhè)一方法适合于建立局域網的(de)單位。檔案部門可(kě)将整理(lǐ)歸檔完畢的(de)文件材料作爲共享信息，通(tōng)過網絡傳遞，提供給本單位的(de)查閱者。還(hái)可(kě)利用(yòng)檔案管理(lǐ)軟件，進行網上借閱檔案，使閱檔者足不出戶就能查看到所需的(de)文件材料，充分(fēn)體現出網絡的(de)快(kuài)捷便利。
（3）直接利用(yòng)。是利用(yòng)檔案部門的(de)電腦(nǎo)，在檔案部門的(de)數據庫上直接查詢的(de)一種方法。其特點是：可(kě)爲利用(yòng)者提供技術支援；同通(tōng)信傳輸相比減少了(le)大(dà)量的(de)管理(lǐ)工作；可(kě)以使更多(duō)的(de)讀者同時(shí)利用(yòng)同一份電子檔案。這(zhè)要求檔案員(yuán)注意平時(shí)的(de)積累，不斷擴大(dà)數據庫中檔案的(de)信息量，盡可(kě)能爲閱檔者提供豐富的(de)檔案信息資源。
2、電子檔案的(de)利用(yòng)管理(lǐ)。由于電子檔案提供利用(yòng)方式的(de)多(duō)樣化(huà)與所依賴技術的(de)多(duō)樣化(huà)，導緻利用(yòng)工作的(de)複雜(zá)性。因此，加強電子檔案的(de)利用(yòng)管理(lǐ)，就顯得(de)特别重要。利用(yòng)管理(lǐ)的(de)内涵很豐富，從信息安全的(de)角度出發，主要有對(duì)用(yòng)戶及提供利用(yòng)者的(de)管理(lǐ)、對(duì)提供利用(yòng)載體的(de)管理(lǐ)及利用(yòng)中安全保密措施等。
一是采用(yòng)的(de)利用(yòng)方式應視利用(yòng)者的(de)情況而定，不能無原則地向所有利用(yòng)者提供全部利用(yòng)方式；
二是依據電子檔案内容的(de)密級層次，進行有效的(de)管理(lǐ)。一般情況下(xià)，對(duì)于内容不是完全開放的(de)電子檔案，不宜用(yòng)拷貝的(de)方式提供利用(yòng)，對(duì)于提供拷貝的(de)制作，必須在有效監控下(xià)進行；
三是采用(yòng)通(tōng)信傳輸或直接利用(yòng)等利用(yòng)方式時(shí)，對(duì)有密級的(de)信息内容要進行加密處理(lǐ)，并對(duì)所使用(yòng)的(de)密鑰進行定期或不定期的(de)更換；四是系統應對(duì)利用(yòng)的(de)全過程進行有效的(de)跟蹤監控，并自動進行相關記錄，作爲對(duì)利用(yòng)工作查證的(de)依據；五是利用(yòng)的(de)系統應有較強容錯能力，避免由于誤操作所帶來(lái)不可(kě)挽回的(de)損失。要有對(duì)用(yòng)戶及提供利用(yòng)者的(de)管理(lǐ)、對(duì)提供利用(yòng)載體的(de)管理(lǐ)及利用(yòng)中安全保密措施等.
電子檔案在我國還(hái)是新生事物(wù)，但它的(de)發展是迅速的(de)，相信在不久的(de)将來(lái)，電子文件和(hé)由其生成的(de)電子檔案将成爲檔案人(rén)員(yuán)工作的(de)主要對(duì)象。我們檔案工作者應與時(shí)俱進，不斷加強計算(suàn)機知識的(de)學習(xí)，積極主動的(de)開發研制檔案管理(lǐ)軟件，使檔案這(zhè)門科學煥發出新的(de)生機。 | |
