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一個(gè)新的(de)名詞--檔案信息化(huà)建設 如果說，電子文件是您在工作和(hé)學習(xí)中經常使用(yòng)并由您形成的(de)新的(de)文件形式，對(duì)此并不陌生，但若說到檔案信息化(huà)您可(kě)能就不是很熟悉了(le)，甚至會認爲那隻是檔案部門的(de)事，和(hé)您沒有多(duō)大(dà)關系。其實不然，檔案信息化(huà)建設和(hé)您的(de)關系非常密切。一方面，在它的(de)建設過程中需要您的(de)大(dà)力支持和(hé)配合；另一方面，檔案信息化(huà)建設的(de)目的(de)就是爲廣大(dà)用(yòng)戶提供方便、快(kuài)捷的(de)網絡化(huà)服務，作爲廣大(dà)用(yòng)戶之一的(de)您将是最大(dà)的(de)受益者。這(zhè)話(huà)從何說起呢(ne)？ 讓我們先來(lái)了(le)解一下(xià)檔案信息化(huà)的(de)概念和(hé)内容。所謂檔案信息化(huà)，  就是檔案管理(lǐ)模式從以面向檔案實體保管爲重點，向以檔案實體的(de)數字化(huà)信息這(zhè)種主要形式向社會提供服務爲重心的(de)轉變過程。主要包括：基礎設施建設、檔案信息資源建設、應用(yòng)系統建設、标準規範建設和(hé)人(rén)才隊伍建設等五個(gè)方面。 在上述五個(gè)方面中，檔案信息資源建設是信息化(huà)建設的(de)基礎和(hé)核心。它的(de)主要任務：一是館藏檔案的(de)數字化(huà)，二是現有電子文件的(de)歸檔工作。後者指的(de)就是您在各項公務活動中形成的(de)有查考和(hé)利用(yòng)價值的(de)電子文件，要按照(zhào)有關要求及時(shí)歸檔，而且要做(zuò)到齊全完整，真實有效。我們常說，在進行檔案信息化(huà)建設的(de)時(shí)候，要處理(lǐ)好 "路、車、貨"的(de)關系。所謂"路"就是各種類型的(de)網絡，"車"就是計算(suàn)機的(de)硬件和(hé)軟件，而"貨"則是數字化(huà)的(de)檔案信息資源庫。有"路"無"車"不行，有了(le)"路和(hé)車"，如果沒有"貨"，"路和(hé)車"就失去了(le)意義。這(zhè)裏的(de)"路和(hé)車"需要單位領導在人(rén)力和(hé)财力上的(de)支持，而"貨"除了(le)我們檔案人(rén)員(yuán)對(duì)館藏檔案數字化(huà)之外，就是新形成的(de)電子文件的(de)歸檔工作，這(zhè)就是我們說需要您支持和(hé)配合的(de)原因。您看檔案信息化(huà)建設和(hé)您的(de)關系有多(duō)密切？ 檔案信息化(huà)建設最終将實現，一是檔案信息的(de)數字化(huà)、網絡化(huà)；二是檔案信息接收、傳遞、存儲和(hé)提供利用(yòng)的(de)一體化(huà)；三是檔案信息高(gāo)度共享；四是将引發檔案管理(lǐ)模式的(de)變革。這(zhè)就意味著(zhe)，您将來(lái)利用(yòng)檔案，不用(yòng)再親自到檔案館來(lái)查閱卷宗，而是可(kě)以通(tōng)過網絡查閱利用(yòng)開放檔案，不受時(shí)間、地域和(hé)文件數量的(de)限制，您可(kě)以在任何時(shí)間、任何地點浏覽檔案全文，您面對(duì)的(de)将是"永不關門"的(de)檔案館。這(zhè)就是我們爲什(shén)麽說您是最大(dà)受益者的(de)原因。 目前，爲加快(kuài)檔案信息化(huà)建設，不少單位包括我們學校在開發利用(yòng)檔案信息資源過程中，都要對(duì)原有館藏傳統載體檔案進行數字化(huà)，即把館藏傳統載體檔案通(tōng)過掃描、加工和(hé)處理(lǐ)，進行數字化(huà)轉換。這(zhè)就需要耗費大(dà)量的(de)人(rén)力、物(wù)力和(hé)财力。在這(zhè)種情況下(xià)，如果正在形成的(de)電子文件及時(shí)進行歸檔，将來(lái)就減少了(le)重新對(duì)其進行數字化(huà)這(zhè)個(gè)環節。否則，一方面原有館藏檔案要進行數字化(huà)，而另一方面新形成的(de)電子文件任其白白流失，事後再重新對(duì)這(zhè)部分(fēn)檔案進行數字化(huà)。這(zhè)樣不僅僅造成人(rén)力物(wù)力的(de)浪費，還(hái)會影(yǐng)響整個(gè)檔案數字化(huà)的(de)進程。更爲嚴重的(de)是，随著(zhe)電子文件功能的(de)不斷增強、數量的(de)迅速膨脹，如果再沒有相同版本的(de)紙質文件歸檔，将有可(kě)能會造成曆史的(de)斷檔。 在進行檔案信息化(huà)建設時(shí)，應遵循的(de)基本原則是：文檔一體化(huà)，歸檔雙軌制和(hé)确保網絡安全。 文檔一體化(huà)，是檔案信息化(huà)建設的(de)前提。 這(zhè)就要求把檔案信息化(huà)納入到學校辦公自動化(huà)的(de)總格局之中，與辦公自動化(huà)融爲一體，同步進行。目前，我校檔案信息化(huà)建設已受到學校領導的(de)高(gāo)度重視。已将檔案信息化(huà)建設納入校園信息化(huà)建設中。檔案館負責人(rén)随校園信息化(huà)建設小組先後赴北(běi)京、上海等地高(gāo)校考察信息化(huà)建設情況。同時(shí)，也(yě)要求檔案人(rén)員(yuán)積極介入此項工作中，提出檔案管理(lǐ)和(hé)電子文件歸檔方面切實可(kě)行的(de)需求。 歸檔雙軌制，是紙質文件向電子文件過渡過程中必須堅持的(de)原則。雖然電子文件大(dà)量産生和(hé)應用(yòng)，但它的(de)法律作用(yòng)和(hé)憑證作用(yòng)尚未取代紙質文件的(de)地位。據專家預計，在較長(cháng)的(de)時(shí)期内，紙質文件和(hé)電子文件還(hái)會繼續并存。而且按照(zhào)國家檔案局的(de)要求，電子文件必須與相同版本的(de)紙質文件一同歸檔。 确保網絡安全，是在檔案信息化(huà)建設的(de)同時(shí)，我們不能忽略的(de)重要問題。一是機密檔案信息的(de)安全保密問題，應設置訪問權限、身份識别等；二是計算(suàn)機系統運行的(de)安全問題，應采取相應的(de)措施。如安裝防火牆和(hé)實時(shí)更新的(de)殺毒軟件，對(duì)歸檔信息定期進行下(xià)載備份等；其次還(hái)包括公共設施的(de)安全管理(lǐ)等多(duō)項措施。 |
數字檔案管理(lǐ)
