如果哪位編劇想創作一部曆史題材的(de)大(dà)片，相關史料去哪裏找？過去他(tā)也(yě)許要到檔案館中翻看一沓沓卷宗；現在，他(tā)在檔案館的(de)電腦(nǎo)中，就可(kě)以進行檢索，相關文字和(hé)圖片都能一目了(le)然。檔案館正在成爲各類信息資源的(de)集結地。

 

　　“檔案館不就是存放檔案的(de)地方嘛，找條狗把守在檔案庫外就行了(le)。”這(zhè)雖然是一句玩笑(xiào)話(huà)，但是這(zhè)也(yě)是很多(duō)人(rén)對(duì)于檔案館的(de)誤解以及不了(le)解的(de)真實寫照(zhào)。

 

　　随著(zhe)時(shí)代的(de)發展，檔案館的(de)地位正在發生變化(huà)，信息技術的(de)發展，更是爲檔案館的(de)發展提供了(le)條件和(hé)機會。自改革開放以來(lái)，經過近30年的(de)發展，檔案館的(de)職能從單純的(de)存放保管檔案衍生到對(duì)檔案全生命周期的(de)管理(lǐ)。

 

 

　　中央檔案館資料信息中心主任劉偉晏，從1985年就來(lái)到了(le)中央檔案館從事信息化(huà)的(de)工作，在他(tā)看來(lái)，檔案信息化(huà)走過了(le)三個(gè)階段。“從20世紀80年代初期到80年代末期，信息化(huà)工作停留在檔案目錄的(de)查詢上；20世紀90年代初期到2000年，信息化(huà)已經從中央到省市全面鋪開，涉及到目錄、原文以及音(yīn)視頻(pín)的(de)加工存儲與索引；2000年至今，檔案信息化(huà)迎來(lái)了(le)全新的(de)發展機遇，在這(zhè)一時(shí)期，基礎設施建設、信息資源建設、法規标準制度以及人(rén)才體系建設四部分(fēn)都進入到黃(huáng)金發展時(shí)期。”劉偉晏說。

 

　　福建省檔案局黃(huáng)建峰處長(cháng)表示，“先資源、後平台、再共享”，分(fēn)三步走是福建省檔案局信息化(huà)工作的(de)路徑，信息資源建設擺在了(le)第一位。

 

　　事實上，不光(guāng)在地方政府檔案信息化(huà)建設中，在企業的(de)檔案機構、中央級檔案館，信息資源的(de)建設都是被放在了(le)絕對(duì)核心位置的(de)。一位老檔案人(rén)向記者表示，信息資源對(duì)于檔案館而言，就如同圖書(shū)對(duì)于圖書(shū)館一樣，如果沒有有價值的(de)藏書(shū)，就不能滿足閱覽者閱讀查閱的(de)需求，那麽就沒有存在的(de)意義。

 

　　根據多(duō)年來(lái)對(duì)信息化(huà)工作的(de)理(lǐ)解，以及多(duō)年的(de)實踐經驗，劉偉晏認爲，檔案信息化(huà)基礎設施是平台，信息資源是平台上流轉的(de)内容，人(rén)才體系是這(zhè)一平台的(de)駕馭者，而相關法規标準則是這(zhè)個(gè)平台運轉的(de)基礎。

 

　　據黃(huáng)建峰介紹，在福建省檔案局，檔案信息資源體系建設的(de)工作任務包括兩個(gè)方面： 一是加快(kuài)存量檔案數字化(huà)，就是将現存的(de)大(dà)量各種傳統載體形式的(de)檔案，應用(yòng)先進的(de)數字化(huà)技術轉換成計算(suàn)機可(kě)識别的(de)數據；二是确保增量檔案電子化(huà)，就是要确保今後新增檔案是電子或數字形式的(de)檔案，逐步取消紙質文件與電子文件的(de)歸檔雙軌制，徹底實現檔案的(de)電子化(huà)、數字化(huà)。

 

　　2006年，中國核工業集團公司檔案館開始建立核電電子文檔管理(lǐ)中心。中國核工業集團公司掌控著(zhe)中國軍工與民用(yòng)核電，由100多(duō)家企事業單位和(hé)科研院所組成。中國核工業集團公司檔案館副館長(cháng)李國華向記者表示，檔案的(de)價值就在于其能否被利用(yòng)。以往傳統的(de)紙質檔案存儲方式，帶來(lái)的(de)隻有檔案庫房(fáng)壓力，并且喪失了(le)檔案的(de)“保鮮”功能。“一旦存放時(shí)間過長(cháng)，科技檔案的(de)内容無法伴随項目的(de)維修、修複而進行變更與補充。當年秦山核電站一期建設的(de)檔案就是用(yòng)兩輛卡車拉過來(lái)的(de)，之後，再沒有變更過，這(zhè)種文檔的(de)利用(yòng)率很低。”

 

　　據了(le)解，新建的(de)核電電子文檔管理(lǐ)中心，不僅實現了(le)對(duì)文件與檔案的(de)管理(lǐ)，更将核電的(de)生産期也(yě)納入到管理(lǐ)範疇中，檔案深入到生産系統，如此一來(lái)，這(zhè)融“死”的(de)資源逐漸活了(le)起來(lái)。

 

　　李國華介紹，與此同時(shí)，中國核工業集團公司檔案館還(hái)建立了(le)檔案與新聞綜合資源一體化(huà)管理(lǐ)系統，将音(yīn)頻(pín)、視頻(pín)、圖片統統納入到新的(de)系統中。大(dà)量的(de)文書(shū)檔案以及科技檔案進行了(le)數字化(huà)，統一接受這(zhè)個(gè)系統的(de)管理(lǐ)，使檔案内容變得(de)更加的(de)豐盈，爲總部的(de)管理(lǐ)提供了(le)分(fēn)析參考依據。

 

　　目前，安徽省檔案局則将增量檔案電子化(huà)的(de)工作當成了(le)自己信息化(huà)工作的(de)一個(gè)重點，目前基本完成了(le)全國首家電子文件中心的(de)建立。“将前端辦公自動化(huà)和(hé)電子政務當中生産的(de)電子形态文件轉變爲電子文字，進行收集歸檔，保存和(hé)技術利用(yòng)，如果不抓緊解決這(zhè)一問題，一旦系統改造升級，檔案會有丢失的(de)可(kě)能，因此，保障增量檔案的(de)電子化(huà)将放在一線位置。”安徽省檔案局副局長(cháng)黃(huáng)玉明(míng)表示，在存量檔案的(de)數字化(huà)上，安徽省檔案局則進行了(le)目錄數字化(huà)、全文數字化(huà)以及音(yīn)頻(pín)視頻(pín)檔案的(de)數字化(huà)轉換。

 

　　對(duì)增量檔案與存量檔案電子化(huà)的(de)工作，直接觸動的(de)是安徽省電子政務的(de)公開。黃(huáng)玉明(míng)說： “檔案單位是公益性質的(de)事業單位，要惠及社會、政府、民衆，這(zhè)才是把服務做(zuò)到了(le)位。也(yě)隻能在實現了(le)服務功能的(de)前提下(xià)，檔案館才能有生命力。”

 

　　檔案質量從哪來(lái)

 

　　在參訪中，各位檔案館館長(cháng)或檔案機構的(de)負責人(rén)都認爲，檔案館要成爲信息資源的(de)集結地，但如果僅僅是從量上體現“集結地”，還(hái)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。

 

　　“檔案信息資源不缺數量，而缺質量。”黃(huáng)玉明(míng)解釋到，衡量信息資源質量的(de)标準是其真實性、完整性、可(kě)靠性。一旦信息不完整、不可(kě)靠、不真實，那麽将不會具備紙質檔案的(de)法律效應，也(yě)喪失了(le)檔案館功能甚至影(yǐng)響到其餘部門的(de)正常工作。

 

　　檔案的(de)真實性、完整性、可(kě)靠性、正是中國檔案信息化(huà)建設中一直強攻不下(xià)的(de)火力點，這(zhè)就需要梳理(lǐ)信息資源建設中存在的(de)問題。

 

　　據劉偉晏的(de)分(fēn)析，在中國目前的(de)檔案信息化(huà)建設中，還(hái)存在著(zhe)多(duō)方面的(de)問題。“第一，傳統檔案數字化(huà)程度低。在全國綜合性檔案館中，傳統低質檔案數量達兩億卷，但能夠用(yòng)于電腦(nǎo)檢索的(de)檔案總量還(hái)不足10%。第二，數據在數字化(huà)加工後缺乏有效檢測，例如人(rén)工數字化(huà)錄入的(de)時(shí)候，一旦出現人(rén)爲失誤，就會直接影(yǐng)響到後期電子文檔的(de)查詢結果。第三，對(duì)來(lái)自不同單位、渠道、形式的(de)數據缺乏有效整合的(de)能力，無法發揮規模化(huà)的(de)效應。第四，電子政務與檔案信息化(huà)之間仍有鴻溝，無法實現一體化(huà)的(de)管理(lǐ)。”

 

　　在劉偉晏看來(lái)，這(zhè)四項頑疾的(de)症結就在于标準與規範的(de)缺失。“标準與規範的(de)缺失，使得(de)中國的(de)檔案信息化(huà)建設始終處于低水(shuǐ)平。許多(duō)檔案館實現了(le)40%的(de)數字化(huà)，但在資源建設上，卻不能達到真實性與完整性的(de)要求。”黃(huáng)玉明(míng)一語道破。

 

　　資金是制約很多(duō)行業信息化(huà)建設的(de)一大(dà)重要原因，出乎意料的(de)是，與其他(tā)行業相比，檔案館用(yòng)于信息化(huà)的(de)資金還(hái)都比較充足，它們往往“不差錢”。安徽省投入500萬建立電子文件中心，核工業集團投入了(le)80萬建設自身的(de)檔案信息化(huà)應用(yòng)系統。“差的(de)就是标準”，黃(huáng)玉明(míng)認爲，檔案信息資源建立的(de)目标就是通(tōng)過建立各類檔案數據庫，構建起規範化(huà)、可(kě)共享的(de)檔案信息資源體系。

 

　　“沒有标準，檔案信息化(huà)将是一團亂麻。”李國華說，“中國核工業集團下(xià)屬100多(duō)個(gè)成員(yuán)單位，尤其是核電站的(de)信息化(huà)發展特别快(kuài)，如果缺乏一套标準，那麽文檔格式以及數據庫将是五花八門，根本無法開展管理(lǐ)。”

 

　　2008年，由中國核工業集團公司檔案館牽頭制定的(de)《核電文件檔案管理(lǐ)要求》及《核電電子文件元數據》等行業标準，爲新建的(de)核電站提供了(le)檔案标準依照(zhào)。

 

　　但舊(jiù)有系統的(de)标準仍然不成一體，又該怎麽辦？李國華告訴記者，在這(zhè)些舊(jiù)有數據庫建立時(shí)，他(tā)們向開發商提出了(le)自定義需求，使得(de)舊(jiù)有系統能夠對(duì)關鍵流程、用(yòng)戶角色、數據視圖、數據庫結構以及顯示界面等進行自定義，提高(gāo)舊(jiù)系統對(duì)新系統的(de)适應能力，這(zhè)樣就緩解了(le)後來(lái)的(de)标準問題。“老系統老辦法，新系統新标準就是我們的(de)解決方案。”

 

　　作爲中國檔案信息化(huà)建設的(de)标杆省份，安徽省檔案局正在著(zhe)手四項标準的(de)建立，分(fēn)别是《文書(shū)電子文件元數據文案》、《版式電子文件存檔格式需求》、《基于XNL的(de)電子文件封套規範》、《通(tōng)用(yòng)電子文件元數據》。

 

　　2009年，由工業與信息化(huà)部牽頭成立的(de)版式文檔聯盟，對(duì)文檔版式進一步進行規範。這(zhè)一系列的(de)動作，無不反映了(le)中央、地方、企業對(duì)标準建立的(de)重視。但在劉偉晏看來(lái)，檔案信息化(huà)的(de)标準不是由一個(gè)，幾個(gè)或者幾十個(gè)就能解決的(de)，它是一個(gè)體系，并且應不斷地進行完善與補充，将是一項長(cháng)期且艱巨的(de)任務。

 

　　需要綜合性人(rén)才

 

　　與很多(duō)行業的(de)信息化(huà)建設一樣，檔案信息化(huà)難覓綜合性管理(lǐ)人(rén)才，人(rén)員(yuán)隊伍建設成爲檔案信息化(huà)的(de)一大(dà)困惑。

 

　　“迫切需要既掌握信息技術，又了(le)解檔案業務的(de)複合型檔案管理(lǐ)人(rén)才，這(zhè)些人(rén)才具有較高(gāo)的(de)科學決策和(hé)組織能力，能夠科學規劃和(hé)貫徹落實檔案信息化(huà)建設的(de)各項目标和(hé)任務，有效地組織将信息技術結合應用(yòng)于檔案工作領域，實現信息化(huà)條件下(xià)檔案工作的(de)不斷創新。”黃(huáng)建峰表示，這(zhè)些管理(lǐ)人(rén)才是檔案信息化(huà)的(de)組織者、管理(lǐ)者，不僅是檔案信息化(huà)建設的(de)需要，也(yě)是今後信息化(huà)條件下(xià)檔案工作各項管理(lǐ)的(de)需要。

 

　　劉偉晏坦言，一個(gè)普通(tōng)檔案館的(de)人(rén)員(yuán)編制也(yě)就幾十人(rén)，其中檔案相關專業的(de)科班人(rén)員(yuán)仍占絕大(dà)多(duō)數，信息技術人(rén)員(yuán)則寥寥無幾，人(rén)才建設可(kě)謂是捉襟見肘。因此，劉偉晏希望能和(hé)國内的(de)教育機構開展合作，舉辦一些培訓課程，爲中央檔案館培養更多(duō)的(de)複合型人(rén)才。

 

　　“隻有在對(duì)業務與信息化(huà)都了(le)解的(de)情況下(xià)，才可(kě)能與信息技術的(de)供應商進行有效的(de)交流。”李國華說，“在進行信息化(huà)規劃時(shí)，如果不了(le)解檔案館自身的(de)信息化(huà)需求，那麽在集團進行信息化(huà)時(shí)，往往無法抓住機會，與其餘部門進行銜接，提出正确的(de)需求。在後續的(de)維護中會加大(dà)對(duì)供應商的(de)依賴程度，不僅提高(gāo)成本，也(yě)爲信息化(huà)的(de)可(kě)持續發展增大(dà)風險。”

 

　　在李國華看來(lái)，既要懂(dǒng)業務，又要有信息化(huà)思維能力，是新時(shí)期檔案信息化(huà)工作者所應該具備的(de)基本素質。“不僅要具備良好的(de)政治素質、文化(huà)素質、業務素質，還(hái)要有信息素質，即快(kuài)速獲取信息、準确使用(yòng)信息和(hé)正确評估信息價值的(de)能力，此外，創新素質也(yě)是必不可(kě)少的(de)，沒有創新，檔案業務就會越來(lái)越萎縮，而失去其自身的(de)價值。”

 

　　目前，在核工業集團公司檔案館人(rén)員(yuán)構成上，新進入的(de)信息專業人(rén)員(yuán)成爲了(le)檔案館信息化(huà)的(de)頂梁柱。在安徽省檔案館信息化(huà)團隊建設中，通(tōng)過公開選拔，逐漸擴大(dà)了(le)計算(suàn)機相關學科的(de)人(rén)才團隊，僅對(duì)标準的(de)研究中，就有8位工作人(rén)員(yuán)都來(lái)自于擁有計算(suàn)機背景知識的(de)人(rén)才。

 

　　未來(lái)的(de)檔案館

 

　　對(duì)人(rén)才、标準的(de)新要求，其實來(lái)源于檔案館從保管方式、載體形式到技術方式平移等各個(gè)方面發生的(de)根本性的(de)變革，檔案工作正在進行“流程再造”。

 

　　現在，絕大(dà)多(duō)數檔案館仍然是紙質文件與電子化(huà)文件并行的(de)情況，檔案館的(de)傳統功能與數字化(huà)功能并肩而行。

 

　　“目前，我們采集、輸入、整理(lǐ)、存儲、檢索、維護的(de)這(zhè)些工作流程還(hái)無法在同一系統、同一平台上形成一體化(huà)工作流水(shuǐ)線，不能實現每一個(gè)工作環節可(kě)以同時(shí)共享同一個(gè)或同一類别的(de)檔案數據而不影(yǐng)響其工作的(de)速度，同時(shí)，每一個(gè)環節對(duì)數據處理(lǐ)的(de)數量、範圍都有相對(duì)的(de)獨立性。”劉偉晏所說的(de)這(zhè)些“未實現”，恰恰是檔案館正在奮力的(de)方向。

 

　　黃(huáng)建峰認爲，檔案信息化(huà)如今“動”了(le)起來(lái)，但怎麽動是個(gè)問題，規範标準問題已成爲當前以及以後的(de)工作重心。另外，從目前緻力于建立資源體系，逐步轉變爲打造服務體系，讓政府、企業、百姓能從檔案信息化(huà)中受益，回饋社會，發揮服務功能才是檔案信息化(huà)的(de)根本目的(de)。

 

　　縱觀檔案信息化(huà)的(de)過程，不難發現，開始時(shí)是在外部環境開始大(dà)規模的(de)信息化(huà)變革後，前端産生了(le)大(dà)量的(de)電子文件，檔案不得(de)不信息化(huà)。在經過上述這(zhè)些被動的(de)摸索之後，檔案信息化(huà)需要主動出擊，提出工作前端控制，進行文件全生命周期的(de)管理(lǐ)，成爲坐(zuò)在前端的(de)審計機構。

 

　　李國華表示，變被動爲主動，抓住機遇，用(yòng)信息化(huà)手段提供更好的(de)服務，才能夠讓檔案館永葆活力。目前，檔案館對(duì)文件的(de)形成、格式是否符合檔案歸檔提出新要求正是主動行爲的(de)一個(gè)表現。

 

　　“檔案館信息化(huà)首先需要面向行業，在遵循行業發展規律下(xià)開展檔案工作；第二是面向中心工作，爲中心工作服務，爲核工體系服務；第三點是面向決策，爲領導管理(lǐ)層提供領導決策。”李國華坦然，面向決策的(de)服務，檔案館目前難于實現。從長(cháng)期來(lái)看，對(duì)檔案信息資源的(de)利用(yòng)開發是令檔案館不萎縮的(de)保護膜。

 

　　“數字檔案館”是當下(xià)很熱(rè)門的(de)一個(gè)概念，在各個(gè)場(chǎng)合廣爲提及，但是幾位被采訪者紛紛向記者表示，就目前的(de)階段而言，檔案館更确切的(de)稱呼應該是資源管理(lǐ)中心，在中國鮮有真正意義上的(de)數字檔案館。

 

　　狹義的(de)數字檔案館包括資源的(de)數字化(huà)，數據的(de)保管利用(yòng)就要求工作人(rén)員(yuán)工作方式的(de)現代化(huà)，對(duì)信息技術掌握的(de)純熟度高(gāo)。“目前，國際通(tōng)用(yòng)的(de)ISO14721，開放檔案信息參考模型就是爲了(le)建立數字檔案。”黃(huáng)玉明(míng)告訴記者，廣義上的(de)數字檔案館是虛拟檔案館，一旦建立，老百姓通(tōng)過網絡利用(yòng)檔案時(shí)，察覺不出該檔案館由誰管，就像插上插座用(yòng)電，卻不用(yòng)在乎電是來(lái)自于哪一電廠。

 

　　“虛拟檔案館，其實就是整個(gè)工作流程，檔案文件的(de)全生命周期都已經在一平台上運行，避開繁複的(de)審查，在中國現行體制與法律下(xià)，想要打造數字檔案館不太輕松。”黃(huáng)玉明(míng)說。

 

　　李國華坦承，“數字檔案館必須擁有信息門戶，門戶需要具備單點登錄、集成異構系統、實現個(gè)性化(huà)需求，這(zhè)不僅是涉及到檔案館的(de)流程再造，它更要延伸到各個(gè)業務部門，将審批、利用(yòng)流程統統納入到統一平台中，這(zhè)一過程中，還(hái)必須考慮洩密的(de)風險。目前很多(duō)自稱爲數字檔案館的(de)機構，在管理(lǐ)系統的(de)全面性、适應性、開放程度與工作流程上，都很難真正達到數字檔案館的(de)要求。”

 

      在劉偉晏看來(lái)，要想打造未來(lái)的(de)數字檔案館，首先要建設的(de)也(yě)是安全的(de)網絡環境，沒有這(zhè)樣的(de)一個(gè)先決條件，不能保證檔案信息的(de)真實性、完整性、可(kě)靠性，也(yě)就無從談起數字化(huà)的(de)檔案館了(le)。