文檔數字化(huà)是數字檔案建設最基礎的(de)工作。傳統栽體的(de)檔案經高(gāo)科技技術加工成數字檔案形式，通(tōng)過局域網、政務網、互聯網進行計算(suàn)機檢索、閱讀電子檔案、爲迎接檔案信息服務新環境的(de)挑戰、提高(gāo)管理(lǐ)水(shuǐ)平、提高(gāo)效率、增強檔案業務部門的(de)服務水(shuǐ)平、爲檔案内部管理(lǐ)及面向客戶服務提供高(gāo)效率的(de)全面服務。檔案工作的(de)數字化(huà)建設是順應潮流、适應時(shí)代發展的(de)新舉措、新要求。檔案作爲一種原生信息資源，其重要性正日益凸顯出來(lái)逐步掌握信息技術爲檔案工作服務，爲社會主義經濟建設服務，爲社會主義精神文明(míng)建設服務。
      文檔數字化(huà)是随著(zhe)計算(suàn)機技術、掃描技術、OCR技術、數字攝影(yǐng)技術(錄音(yīn)、錄像)、數據庫技術、多(duō)媒體技術、存儲技術的(de)發展而産生的(de)一種新型檔案信息形态。它把各種載體的(de)檔案資源轉化(huà)爲數字化(huà)的(de)檔案信息，以數字化(huà)的(de)形式存儲，網絡化(huà)的(de)形式互相連接。利用(yòng)計算(suàn)機系統進行管理(lǐ)，形成一個(gè)有序結構的(de)檔案信息庫，及時(shí)提供利用(yòng)，實現資源共享。
      文檔數字化(huà)較之傳統檔案管理(lǐ)有不可(kě)替代的(de)先進性
一、提高(gāo)經濟效益。過去一直使用(yòng)粗放型模式即以增加辦公人(rén)員(yuán)和(hé)辦公費用(yòng)爲解決這(zhè)一難題的(de)唯一手段，緻使管理(lǐ)成本大(dà)幅上漲。而數字化(huà)管理(lǐ)檔案使傳統的(de)以紙質爲載體的(de)檔案信息對(duì)象轉爲機讀檔案，不僅節約了(le)保管費用(yòng)，節省了(le)占地空間，而且查閱起來(lái)極爲方便迅速，從而避免了(le)反複印制資料而造成的(de)紙張和(hé)人(rén)員(yuán)的(de)浪費。  二、提高(gāo)辦公效率。數字化(huà)檔案管理(lǐ)使資料能及時(shí)歸檔，并盡快(kuài)提供利用(yòng)。以組織部門爲例，幹部的(de)任用(yòng)、幹部的(de)提拔都需要詳細準确的(de)檔案信息。然而檔案數字化(huà)管理(lǐ)變可(kě)提供詳細、即時(shí)的(de)數據信息，爲領導決策提供服務。與此同時(shí)，數字化(huà)檔案管理(lǐ)使查詢資料變得(de)非常簡單，真正讓辦公人(rén)員(yuán)做(zuò)到足不出戶便可(kě)知曉天下(xià)大(dà)事。由于信息的(de)超時(shí)空流動，數字化(huà)檔案事實上成爲“無牆界檔案”檔案庫也(yě)從文件實體的(de)保管基本變成了(le)提供利用(yòng)方便的(de)信息控制中心。
三、增強檔案原件保護。将紙制檔案轉變爲數字化(huà)電子檔案後，檔案的(de)使用(yòng)更加安全。由其對(duì)曆史久遠(yuǎn)的(de)檔案材料，數字化(huà)處理(lǐ)後無疑是對(duì)其更好的(de)保護。另外，通(tōng)過檔案的(de)數字化(huà)處理(lǐ)後，防止了(le)部分(fēn)檔案篡改的(de)行爲。 檔案數字化(huà)一般步驟：從檔案實體庫提卷後，首先拆卷、校對(duì)檔案頁數、區(qū)分(fēn)高(gāo)掃、平掃材料，然後進行數據采集。檔案采集同時(shí)對(duì)圖像進行糾偏、去污、去黑(hēi)邊等處理(lǐ)，校對(duì)檔案目錄、核對(duì)電子材料，完成初步審核。然後由專人(rén)再次對(duì)檔案原件及數據進行審核，确認無誤後，完成檔案裝訂還(hái)原，對(duì)電子數據進行歸檔。爲檔案的(de)利用(yòng)提供準确可(kě)靠的(de)數據信息。在整個(gè)過程中，各環節相互配合，協同操作，以流水(shuǐ)線方式完成信息的(de)采集、審核工作。
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