在全球信息化(huà)進程越來(lái)越快(kuài)的(de)今天，信息技術日新月(yuè)異向前發展，網絡技術的(de)普及,作爲一種信息服務,也(yě)給檔案工作開辟了(le)一個(gè)新天地。目前，長(cháng)江沿線的(de)海事局已實現計算(suàn)機輔助管理(lǐ)檔案，但是，運用(yòng)計算(suàn)機查閱檔案僅僅局限在檔案室，隻有檔案員(yuán)才能直接查閱檔案。如果每一個(gè)工作人(rén)員(yuán)都能随時(shí)上網查閱檔案，就極大(dà)地提高(gāo)了(le)工作效率。長(cháng)江海事局的(de)年度工作會上就提出要在全局實現信息化(huà)，實現網上查閱檔案，使我們的(de)工作變得(de)更快(kuài)捷、更方便。
一、檔案網絡化(huà)的(de)意義
檔案是國家機關、社會組織、企事業單位以及個(gè)人(rén)在社會實踐活動中形成的(de)具有保存價值的(de)曆史記錄。傳統的(de)檔案管理(lǐ)對(duì)象是以紙質載體形式爲主的(de)檔案。需要檔案時(shí)，利用(yòng)者必須到檔案室登記後才能借閱檔案。如果借閱者逾期不還(hái)，檔案員(yuán)還(hái)必須催還(hái)；如果歸還(hái)的(de)檔案有損傷，檔案員(yuán)必須進行修複。如果能在網上查閱檔案，以上麻煩就沒有了(le)。傳統的(de)檔案查閱随著(zhe)辦公自動化(huà)及信息技術的(de)發展演變爲“機讀檔案”——存儲于計算(suàn)機中的(de)集圖、文、聲、像于一體的(de)多(duō)媒體檔案信息。一旦需要檔案，利用(yòng)者可(kě)以在自己辦公桌上的(de)計算(suàn)機裏查閱這(zhè)些信息，我們以利用(yòng)者爲中心設立多(duō)途徑的(de)檢索系統，并且将掃描的(de)文件及電子文件直接與局域網系統挂接，利用(yòng)者不僅可(kě)以查閱所需的(de)信息，還(hái)可(kě)以下(xià)載原件，不必再到檔案室查閱，節省了(le)利用(yòng)者的(de)時(shí)間。
利用(yòng)網絡傳輸檔案信息具有紙質檔案不可(kě)比拟的(de)優點，網絡傳輸速度快(kuài)、檔案傳輸不再受地理(lǐ)和(hé)人(rén)力的(de)限制。在網絡傳輸方式中，根據傳輸區(qū)域的(de)大(dà)小，可(kě)分(fēn)爲局域傳輸和(hé)遠(yuǎn)程傳輸。局域傳輸主要應用(yòng)于單位内部。利用(yòng)網上查閱檔案，還(hái)可(kě)以異地查詢，通(tōng)過電子郵件的(de)方式，隻需幾秒鐘(zhōng)到幾分(fēn)鐘(zhōng)的(de)時(shí)間就可(kě)将檔案信息傳到外地，極大(dà)地節約了(le)人(rén)力、物(wù)力。
這(zhè)就意味著(zhe)，檔案的(de)實體管理(lǐ)與内容信息的(de)管理(lǐ)在使用(yòng)上将趨向分(fēn)離。檔案的(de)内容信息将主要通(tōng)過電子計算(suàn)機等技術讓利用(yòng)者快(kuài)速地查閱，而檔案的(de)實體将會從日常的(de)使用(yòng)中徹底脫身，并被作爲最原始的(de)也(yě)是最終的(de)憑證精心保存，這(zhè)就減少了(le)檔案員(yuán)修複檔案的(de)工作。網上查閱檔案信息，也(yě)節約了(le)檔案員(yuán)的(de)時(shí)間，減少了(le)檔案員(yuán)不必要的(de)勞動耗費，從而使檔案員(yuán)有更多(duō)的(de)時(shí)間進行檔案編研工作，提高(gāo)檔案的(de)利用(yòng)。例如：海事局有海事檔案，我們可(kě)以對(duì)每一年的(de)海事檔案進行分(fēn)析研究，從中找出多(duō)發事故的(de)水(shuǐ)域、所發事故的(de)季節等等，然後制定出相應的(de)措施來(lái)減少或避免海事事故的(de)發生，從而減少人(rén)民生命财産的(de)損失。
所以，實行網上查閱檔案在海事工作中有著(zhe)重要意義。
随著(zhe)現代化(huà)設備在檔案部門的(de)廣泛應用(yòng)，檔案利用(yòng)與服務方式發生了(le)變化(huà)。用(yòng)戶可(kě)以利用(yòng)自己桌上的(de)計算(suàn)機進行自我服務，檔案部門爲用(yòng)戶服務的(de)重點将從檔案“物(wù)的(de)傳遞”轉變爲“信息的(de)傳遞”。
二、檔案網絡化(huà)管理(lǐ)應注意的(de)問題
1.建立和(hé)執行科學的(de)歸檔制度。歸檔時(shí)應對(duì)電子文件進行全面、認真的(de)檢查，在内容方面檢查歸檔的(de)電子文件是否齊全完整，真實可(kě)靠；相應的(de)機讀目錄、伺服軟件、其它說明(míng)是否一同歸檔；歸檔的(de)電子文件是否最終稿本，電子文件與相應的(de)紙質或其它載體文件的(de)内容及相關說明(míng)是否一緻，軟件産品的(de)源程序與文本是否一緻等。在技術方面應檢查歸檔電子文件載體的(de)物(wù)理(lǐ)狀态，有無病毒，讀出信息的(de)準确性等。
2.抓好數據庫建設。數據庫最基本的(de)信息單元是每條檔案信息的(de)著錄項目，也(yě)是進行檢索的(de)一條途徑。所以在進行檔案前處理(lǐ)時(shí)，所提示的(de)檔案信息須有一定的(de)廣度和(hé)深度以确保系統存儲的(de)檔案信息内容豐富，有較強的(de)網絡性。我們在設置字段類型時(shí)，注意從利用(yòng)者的(de)角度來(lái)考慮，本著(zhe)方便利用(yòng)者查詢，又能滿足自身工作需要的(de)原則。
3.注意數據庫結構的(de)設計。數據庫結構的(de)設計并不是簡單地将單機數據庫向網絡中移動。單機數據庫中不合理(lǐ)的(de)地方要加以改進，不足的(de)地方要予以補充。
4.用(yòng)戶的(de)身份驗證。爲了(le)防止無關人(rén)員(yuán)進入計算(suàn)機的(de)檔案系統，可(kě)以設置對(duì)用(yòng)戶的(de)身份驗證。最常用(yòng)的(de)方法是給每個(gè)合法用(yòng)戶一個(gè)由數字、字母或特定符号組成的(de)“密碼”代表用(yòng)戶身份。當用(yòng)戶要進入系統時(shí)，先輸入“密碼”，計算(suàn)機自動将這(zhè)個(gè)“密碼”與存儲在機器中的(de)有關該用(yòng)戶的(de)其他(tā)資料進行比較驗證，如果驗明(míng)爲合法用(yòng)戶，就可(kě)接受他(tā)進入系統。如果驗證不合格，該用(yòng)戶将被拒之門外。
5.網上檔案的(de)防改寫措施。爲了(le)防止随意改寫網上檔案，可(kě)以在軟件中将文件設置爲“隻讀”狀态，在這(zhè)種狀态下(xià)，用(yòng)戶隻能從計算(suàn)機上讀取檔案信息，而不能對(duì)其做(zuò)任何修改。在計算(suàn)機外存儲器中，隻讀光(guāng)盤（CD—ROM）隻能供使用(yòng)者讀出信息而不能追加或擦除信息，一次寫入式光(guāng)盤（WORM）可(kě)供使用(yòng)者一次寫入多(duō)次讀出，可(kě)以追加記錄但不能擦除原來(lái)的(de)信息。這(zhè)種不可(kě)逆式記錄介質可(kě)以有效地防止用(yòng)戶更改檔案的(de)内容，保證檔案的(de)原始性和(hé)真實性。
上述技術措施對(duì)于保證網上檔案的(de)安全、防範對(duì)網上檔案的(de)非法訪問和(hé)随意改動，都具有很好的(de)效果。随著(zhe)這(zhè)些技術的(de)成熟、普及和(hé)新技術的(de)出現，網上檔案的(de)原始性和(hé)真實性可(kě)以得(de)到更爲有效的(de)保障。
總之，網絡技術把我們的(de)檔案工作帶進一個(gè)絢麗的(de)網上世界。方便、快(kuài)捷的(de)網上查詢方式改變了(le)我們以往的(de)檔案管理(lǐ)模式。網上查閱檔案是一種必然趨勢，它極大(dà)地提高(gāo)了(le)工作效率，大(dà)大(dà)地縮短了(le)檔案信息流動時(shí)間，促進檔案工作向更高(gāo)的(de)目标發展。 （作者單位：長(cháng)江海事局） |
