2021年1月(yuè)30日，由數字檔案管理(lǐ)公衆号主辦，由福州網迅計算機技術有限公司承辦的(de)第一期“數字檔案管理(lǐ)新年分(fēn)享會”活動于福州香格裏拉大(dà)酒店(diàn)圓滿結束，本期主題是“如何做(zuò)好檔案數字化(huà)項目的(de)實施？”，快(kuài)跟小編一起來(lái)回顧下(xià)當天的(de)精彩内容吧~
本次分(fēn)享會活動采取“線下(xià)線上”同步直播的(de)方式進行，線上與“小蘭老師“直播平台攜手合作。
活動現場(chǎng)特邀嘉賓，分(fēn)别有福建省檔案學會常務理(lǐ)事、福建師範大(dà)學的(de)鐘(zhōng)文榮副教授，福建省檔案局原信息中心主任王鳴鳴老師，福建省檔案現代化(huà)技術服務協會楊飛(fēi)雁會長(cháng)，福建省互聯網零售協會周金鐵秘書(shū)長(cháng)，福州高(gāo)新區(qū)追憶檔案管理(lǐ)有限公司的(de)李立強總經理(lǐ)，金盾（福州）檔案技術有限公司的(de)魯金蓉總經理(lǐ)，福建鄰裏彙健康管理(lǐ)有限公司董勢董事長(cháng)，福州網迅計算機技術有限公司尤國治副總經理(lǐ)。
講師簡介：
吳劍明(míng)老師
現擔任福州網迅計算機技術有限公司副總經理(lǐ)；
17年的(de)企業項目管理(lǐ)經驗；
《檔案數字化(huà)項目實施方案》主編。
吳劍明(míng)老師現場(chǎng)展示了(le)一套完整的(de)《檔案數字化(huà)項目實施方案》，覆蓋檔案數字化(huà)項目的(de)全流程：項目啓動期、試加工階段、标準作業期和(hé)項目收官期四個(gè)階段，以及每個(gè)階段所需要的(de)表格、合同、保密材料、制度規範等，遵循檔案人(rén)一貫的(de)細緻嚴謹，值得(de)同行們參考借鑒。
嘉賓簡介：
王鳴鳴主任
原福建省檔案局原信息中心
網友一：怎樣做(zuò)好檔案數字化(huà)的(de)員(yuán)工保密要求工作？
王鳴鳴老師：
保密工作是我們檔案數字化(huà)項目實施管理(lǐ)要求中最爲核心、重要的(de)環節。今天分(fēn)享會的(de)主題内容其實也(yě)有提到，我們主要要根據《紙質檔案數字化(huà)規範DA-T 31-2017》及《福建省檔案數字化(huà)操作規程紙質檔案 DB35/T1856-2019 》規定，
從契約方面：第一，員(yuán)工進場(chǎng)前必須提供政府行政機關出具的(de)無犯罪記錄證明(míng)材料；第二，要和(hé)用(yòng)人(rén)單位簽訂保密承諾書(shū)，要求員(yuán)工承諾在工作過程中不摘抄、 删改、複制、洩露客戶方的(de)檔案和(hé)其他(tā)信息。
從保密教育及培訓方面：第一、在數字化(huà)項目開展前，現場(chǎng)管理(lǐ)人(rén)員(yuán)要對(duì)員(yuán)工開展保密教育培訓，并形成書(shū)面材料存檔；第二、員(yuán)工的(de)保密教育是需要持續、定期進行的(de)，所有參與數字化(huà)的(de)員(yuán)工應該不斷加強并提高(gāo)保密安全意識教育才能有效防範保密事故的(de)發生。
現場(chǎng)管理(lǐ)要求方面：第一、員(yuán)工不得(de)擅自帶入手機、電腦(nǎo)、錄音(yīn)、錄像等各類電子設備和(hé)移動存儲介質進入加工現場(chǎng)；第二、保密管理(lǐ)制度要置于現場(chǎng)顯眼的(de)位置，對(duì)現場(chǎng)人(rén)員(yuán)形成警示作用(yòng)；第三、關鍵崗位實行保密安全責任制；第四，應建立現場(chǎng)上下(xià)班物(wù)品清點值班制度，嚴禁任何人(rén)員(yuán)擅自将檔案數字化(huà)加工場(chǎng)所内的(de)物(wù)品帶離現場(chǎng)。下(xià)班後，移動存儲設備應存放于專櫃、上鎖，并指定專人(rén)負責保管。
嘉賓簡介：
楊飛(fēi)雁會長(cháng)
福建省檔案現代化(huà)技術服務協會
網友二：制定檔案數字化(huà)加工标準需要參考哪些？
楊飛(fēi)雁會長(cháng)：
制定好一個(gè)項目的(de)加工标準是保障項目順利實施的(de)基礎，網友提的(de)這(zhè)個(gè)問題非常的(de)關鍵。對(duì)于每個(gè)檔案數字化(huà)加工項目來(lái)說，首先要參考的(de)是招标文件和(hé)項目合同書(shū)裏面的(de)标準規定；其次，合同及招标文件沒有約定的(de)需要參考國家檔案機關發布的(de)政策法規和(hé)檔案标準，具體因行業而定。這(zhè)裏，參考我們可(kě)以借鑒檔案館項目數字化(huà)主要參考的(de)《紙質檔案數字化(huà)技術規範》、《歸檔文件整理(lǐ)規範》等，數字檔案管理(lǐ)公衆号去年雙十一發布過一篇文章(zhāng)，比較系統地梳理(lǐ)了(le)涉及檔案數字化(huà)加工的(de)各項國家标準、行業标準、地方性法規，大(dà)家可(kě)以去收藏起來(lái)（點這(zhè)裏）。
嘉賓簡介：
李立強總經理(lǐ)
福州高(gāo)新區(qū)追憶檔案管理(lǐ)有限公司
網友三：如何确定數字化(huà)項目的(de)人(rén)員(yuán)數量？
李立強總經理(lǐ)：
數字化(huà)加工現場(chǎng)人(rén)員(yuán)的(de)數量安排會直接關系到整體項目的(de)實施成本及實施進度。但是，人(rén)員(yuán)安排其實是一個(gè)動态的(de)過程，它需要我們現場(chǎng)的(de)管理(lǐ)人(rén)員(yuán)對(duì)項目的(de)情況非常了(le)解才能做(zuò)到管控安排、分(fēn)布得(de)當。接下(xià)來(lái)我結合自己多(duō)年的(de)行業經驗，給網友幾點思路：
首先，一個(gè)新的(de)數字化(huà)加工項目剛接手，一定要充分(fēn)了(le)解這(zhè)個(gè)項目的(de)所有檔案的(de)實際情況（比如說：檔案數量多(duō)少、檔案載體種類有幾種？如果是紙質檔案，那就要關注下(xià)紙張的(de)良好與否等等），這(zhè)些都是要提前了(le)解清楚，才能著(zhe)手下(xià)一步；
其次，要掌握項目加工現場(chǎng)場(chǎng)地的(de)實際狀況，在區(qū)域劃分(fēn)合理(lǐ)的(de)基礎上重點關注各工序的(de)位置分(fēn)布，員(yuán)工的(de)總配置人(rén)數等。若場(chǎng)地跟工期的(de)不能匹配，需要及時(shí)跟業主溝通(tōng)，達成共識，提供新的(de)解決方案；
最後，本次《檔案數字化(huà)項目實施方案》就有講到各階段的(de)工作安排，我們人(rén)員(yuán)應該根據項目的(de)進度合理(lǐ)安排員(yuán)工的(de)進入和(hé)退場(chǎng)時(shí)間。這(zhè)需要從實際工作中去掌握正确的(de)時(shí)間節點。
嘉賓簡介：
尤國治副總經理(lǐ)
福州網迅計算機技術有限公司
網友四：一款比較專業的(de)數字化(huà)加工軟件應該是什(shén)麽樣的(de)呢(ne)？
尤國治副總經理(lǐ)：
檔案數字化(huà)其實是一項龐大(dà)的(de)系統工程，我們首先需要建立起一套标準的(de)實施流程，本次的(de)《檔案數字化(huà)項目實施方案》就很有代表性。檔案數字化(huà)工作所涉及的(de)環節多(duō)、工作量大(dà)，并非隻是簡單的(de)做(zuò)掃描、修圖的(de)事情，現場(chǎng)要監管好數字化(huà)過程中的(de)每個(gè)環節确實是需要一套專業的(de)加工軟件來(lái)完成這(zhè)些工作。
以我10多(duō)年的(de)檔案系統開發經驗和(hé)數字化(huà)項目參與經驗，數字化(huà)加工軟件應具備流程定義、任務分(fēn)配、過程跟蹤、質量檢測、成品制作、數據驗收、數據備份、統計分(fēn)析等功能，并分(fēn)别設置管理(lǐ)員(yuán)、保密員(yuán)、審計員(yuán)，并實行“三員(yuán)分(fēn)離”。現在我們自用(yòng)的(de)震旦數字化(huà)加工系統就具有這(zhè)樣全流程管理(lǐ)的(de)功能，第一，集成了(le)目錄著錄加工、掃描加工、員(yuán)工管理(lǐ)、轉換工具、報表打印等，涵蓋了(le)數字化(huà)加工過程所需的(de)所有應用(yòng)工具；第二，日常管理(lǐ)統計便捷：員(yuán)工賬号管理(lǐ)、權限管理(lǐ)、訪問管理(lǐ)、日常量實時(shí)統計等；第三，加工過程安全可(kě)控：可(kě)以限定崗位的(de)訪問數據範圍，成果提交後不可(kě)見。掃描日志監控每一頁原文的(de)動态，精确到秒級的(de)記錄，可(kě)以随時(shí)追蹤東西；賬戶監管、登錄、退出、操作過程全程記錄；第四，本系統可(kě)自适應不同項目，不同的(de)工序組合。
嘉賓簡介：
鐘(zhōng)文榮副教授
福建省檔案學會常務理(lǐ)事、福建師範大(dà)學副教授
專業點評：
我們已經進入到了(le)大(dà)數據時(shí)代，大(dà)數據需要有海量的(de)數據，種類繁多(duō)的(de)數據，有價值的(de)數據。存量檔案的(de)數字化(huà)，是實現紙質檔案向數字檔案轉化(huà)的(de)過程，也(yě)是大(dà)數據的(de)重要來(lái)源之一，是不可(kě)忽視的(de)一種重要來(lái)源。因爲我們在紙質時(shí)代生活的(de)時(shí)間遠(yuǎn)遠(yuǎn)長(cháng)于電子時(shí)代，紙質時(shí)代所形成的(de)數據通(tōng)過數字化(huà)，成爲了(le)可(kě)在大(dà)數據時(shí)代進行流通(tōng)的(de)重要資源。因此可(kě)以客觀地說，數字化(huà)的(de)工作是基本的(de)，不容忽視的(de)，具有關鍵作用(yòng)的(de)工作。由于檔案載體的(de)多(duō)樣性和(hé)特殊性，目前在檔案數字化(huà)的(de)過程中，大(dà)規模采用(yòng)智能化(huà)設備還(hái)有很大(dà)的(de)困難，因此如何高(gāo)效地來(lái)開展此項工作，這(zhè)是目前許多(duō)檔案服務機構都面臨的(de)一個(gè)重要問題。此次的(de)分(fēn)享會，我們傾聽(tīng)了(le)震旦公司十多(duō)年來(lái)，在大(dà)量的(de)數字化(huà)标準規範的(de)指導下(xià)，結合公司數字化(huà)實踐，集合公司全體員(yuán)工的(de)智慧，對(duì)數字化(huà)操作方案的(de)一次系統、全面和(hé)深入的(de)思考和(hé)探索。
其次，體現了(le)強烈的(de)檔案安全觀。從分(fēn)享會來(lái)看，多(duō)處提及了(le)數字化(huà)操作安全的(de)防範問題。如場(chǎng)地的(de)規劃，人(rén)員(yuán)的(de)安排，如“員(yuán)工安全保密責任書(shū)範本”，現場(chǎng)管理(lǐ)台賬制作等。尤其是當前在整體國家安全觀的(de)大(dà)局下(xià)，震旦人(rén)也(yě)在數字化(huà)工作中踐行者檔案安全觀，并滲透到數字化(huà)的(de)每一個(gè)環節。
最後，分(fēn)享會也(yě)體現了(le)方法論和(hé)形而上的(de)價值和(hé)意義。從剛才的(de)數字化(huà)操作分(fēn)享會中，我覺得(de)吳總的(de)數字化(huà)分(fēn)享會也(yě)具有方法論上的(de)價值。第一，如何關注工作中的(de)法律法規，關注數字化(huà)背後的(de)各種隐性規則，我想也(yě)是今後公司進行業務開發中需要關注的(de)内容。第二，如何從大(dà)處著(zhe)眼，小處著(zhe)手，踏實地深入細節，以鐵棒磨成針的(de)檔案工匠(jiàng)精神雕琢每一個(gè)細節，我想這(zhè)個(gè)方法是數字化(huà)操作分(fēn)享會給我的(de)激勵，我想也(yě)是震旦人(rén)的(de)内核精神，值得(de)我們學習(xí)和(hé)弘揚。“不登高(gāo)山，不知天之高(gāo)也(yě)；不臨深溪，不知地之厚也(yě)。”讓我們行動起來(lái)，爲檔案事業的(de)發展添磚加瓦，盡一份自己的(de)力量。
向震旦人(rén)緻敬！向所有檔案同仁緻敬！
圖片：葉智洪/編輯：林(lín)慧姗
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