該校檔案工作發轫于20世紀20年代，目前采取化(huà)整爲零、分(fēn)散管理(lǐ)的(de)方式開展檔案工作。學校圖書(shū)館下(xià)設明(míng)大(dà)檔案館、查爾斯·巴比奇信息技術檔案館（也(yě)稱信息技術檔案研究中心）、兒(ér)童文學檔案館、移民檔案館（也(yě)稱移民曆史研究中心）、Kautz家族基督教青年會檔案館（簡稱YMCA）、社會福利曆史檔案館、手稿部（包含西北(běi)建築檔案館、表演藝術檔案館）、特藏和(hé)善本部等8個(gè)館（部）。在80餘年的(de)檔案管理(lǐ)實踐中，該校逐步形成了(le)檔案收集以多(duō)元化(huà)爲中心、檔案整理(lǐ)以簡單方便爲中心、檔案服務以人(rén)性化(huà)爲中心、檔案資源建設以開放共享爲中心、檔案文化(huà)傳播以展覽爲中心的(de)檔案工作特點。

　　一、明(míng)尼蘇達大(dà)學檔案工作特點

　　（二）檔案整理(lǐ)以簡單方便爲中心
　　明(míng)大(dà)各檔案館（部）都将簡單及方便查詢視爲檔案整理(lǐ)的(de)中心目标，因爲檔案整理(lǐ)簡單化(huà)不僅大(dà)大(dà)節約了(le)整理(lǐ)時(shí)間及成本，也(yě)減輕了(le)檔案工作人(rén)員(yuán)的(de)整理(lǐ)工作強度。所以，各檔案館（部）可(kě)以把力量集中到檔案的(de)收集、推介、利用(yòng)以及館藏檔案數字化(huà)等方面。
　　以明(míng)大(dà)檔案館文書(shū)檔案整理(lǐ)爲例：由于需要整理(lǐ)的(de)大(dà)多(duō)數文書(shū)檔案爲标準的(de)A4型無酸紙，檔案館在檔案整理(lǐ)過程中，不進行特别裝訂，僅用(yòng)一種黃(huáng)色厚紙夾将每份檔案隔開，在厚紙夾邊緣上标注類别、題名、年份、順序号等信息後，将檔案按順序号排列後直接放入盒内。由于檔案盒比較大(dà)，所以大(dà)多(duō)數同類檔案基本上是跨年度或者幾個(gè)年度都存放在一個(gè)大(dà)盒之内，檔案盒上貼有統一設計的(de)包括類目、年度、順序号等信息的(de)貼紙，同時(shí)将這(zhè)些檔案的(de)電子目錄上傳到學校檔案網站上，方便人(rén)們的(de)查詢利用(yòng)。
　　明(míng)尼蘇達大(dà)學檔案館在庫房(fáng)檔案擺放上也(yě)沒有花費特别的(de)精力，大(dà)體上以學院、部、系分(fēn)類，一般是先來(lái)先放。爲了(le)方便查找，在開放式檔案架上設有明(míng)确的(de)區(qū)域标志。

　　（三）檔案服務以利用(yòng)者爲中心
　　明(míng)大(dà)各檔案館（部）館内利用(yòng)工作奉行以利用(yòng)者爲中心的(de)工作原則。一方面，任何人(rén)（包括外國人(rén)）隻要持有合法個(gè)人(rén)身份證明(míng)，在工作時(shí)間内都可(kě)以到館（部）内利用(yòng)實體檔案；另一方面，各檔案館（部）爲利用(yòng)者提供預約服務，利用(yòng)者可(kě)以在來(lái)館之前進行電話(huà)預約，說明(míng)需要利用(yòng)哪方面的(de)檔案，工作人(rén)員(yuán)會提前調出相關檔案，做(zuò)好先期準備工作，有效節省了(le)利用(yòng)者來(lái)館等候的(de)時(shí)間，提高(gāo)了(le)工作效率。
　　此外，明(míng)大(dà)各檔案館（部）還(hái)最大(dà)限度地爲來(lái)館（部）利用(yòng)檔案的(de)利用(yòng)者提供方便條件，如設置儲物(wù)櫃爲利用(yòng)者存放随身攜帶的(de)背包等物(wù)品；允許利用(yòng)者自帶照(zhào)相機或攝像機免費拍(pāi)錄所需檔案等。

　　（四）檔案資源建設以開放共享爲中心
　　檔案資源建設以開放共享爲中心是明(míng)大(dà)檔案工作的(de)重要特點。爲了(le)更好地實現檔案資源的(de)開放與共享，他(tā)們建成了(le)交互式、用(yòng)戶友好界面的(de)檔案網站，該網站闆塊明(míng)晰，功能完善，爲數字檔案館建設奠定了(le)良好的(de)基礎。該館還(hái)積極進行檔案數字化(huà)工作，一方面對(duì)已公開的(de)珍貴檔案及利用(yòng)率高(gāo)的(de)紙質檔案進行數字化(huà)掃描，并随時(shí)上傳到網站提供利用(yòng)，另一方面通(tōng)過現有檔案管理(lǐ)系統加強對(duì)電子文件的(de)接收、管理(lǐ)和(hé)上傳工作。目前，該館已公開檔案中有10%的(de)檔案上傳到網站上供利用(yòng)者共享及利用(yòng)。同時(shí)該網站建立了(le)強大(dà)的(de)網上檔案檢索系統，任何人(rén)都可(kě)以登錄網站免費查詢及浏覽檔案信息，但網站會對(duì)複制及使用(yòng)其檔案資源的(de)收費及版權問題做(zuò)出相應的(de)法律提示，有效保障了(le)網上檔案資源的(de)版權歸屬。

　　（五）檔案文化(huà)傳播以舉辦展覽爲中心
　　明(míng)大(dà)非常重視檔案文化(huà)的(de)傳播工作，但與我國高(gāo)校檔案館不同的(de)是，該校除了(le)查爾斯·巴比奇信息技術檔案館和(hé)移民檔案館需根據工作職能開展檔案研究外，其他(tā)檔案館（部）的(de)工作者一般情況下(xià)不搞檔案編研，而是把工作重點放在舉辦各種網絡或傳統檔案展覽上。網絡展覽基本上都在各檔案館（部）網站上舉辦，傳統展覽大(dà)多(duō)在該校的(de)埃爾默湖安德森圖書(shū)館大(dà)樓（檔案館所在地）樓内舉行，基本上是借助各樓層内走廊的(de)牆面和(hé)空間進行布展（特藏展覽除外）。由于各類展覽通(tōng)常以專題形式出現，展覽主題突出，參展圖片及實物(wù)具有針對(duì)性，文字介紹簡短易記，整體展覽篇幅适中，很吸引人(rén)們的(de)眼球。

　　●高(gāo)校檔案整理(lǐ)規範要與時(shí)俱進化(huà)繁爲簡
　　目前，高(gāo)校檔案館（室）執行的(de)檔案整理(lǐ)規範沿用(yòng)的(de)标準較爲陳舊(jiù)，有些做(zuò)法已明(míng)顯不适于檔案管理(lǐ)現代化(huà)的(de)要求，很多(duō)高(gāo)校檔案館（室）忙于應付日常的(de)檔案整理(lǐ)工作，幾乎無暇顧及檔案資源的(de)深度開發及編研工作。筆者認爲，各高(gāo)校檔案館（室）要根據本校檔案工作實際，從方便利用(yòng)的(de)角度，盡量簡化(huà)檔案整理(lǐ)過程；相關主管部門也(yě)應适當減少檔案工作評估檢查次數，簡化(huà)評估檢查程序，讓高(gāo)校檔案工作者從繁瑣的(de)檔案整理(lǐ)工作中解放出來(lái)，把重點放在檔案收集、編研和(hé)開發利用(yòng)等工作上，使高(gāo)校檔案工作真正實現由重檔案整理(lǐ)保管向重檔案資源開發利用(yòng)的(de)轉變。

　　●高(gāo)校檔案資源建設必須以開放共享爲目的(de)
　　由于對(duì)檔案資源的(de)開放共享存有諸多(duō)顧慮，我國部分(fēn)高(gāo)校檔案館（室）雖已著(zhe)手進行檔案資源數字化(huà)建設，但大(dà)都是将檔案管理(lǐ)現代化(huà)、保護傳統紙質檔案等作爲目的(de)，而不是将開放共享視爲檔案資源建設的(de)主要目的(de)。筆者認爲，高(gāo)校檔案資源利用(yòng)率越高(gāo)，館藏檔案的(de)價值就越大(dà)。現代化(huà)檔案管理(lǐ)隻是現階段檔案管理(lǐ)的(de)一種手段，而檔案資源的(de)開放共享才是高(gāo)校檔案資源建設的(de)終極目的(de)。當然，高(gāo)校檔案資源的(de)開放共享要遵循國家的(de)有關法律法規，把握好開放共享的(de)度，做(zuò)到該開放的(de)開放，該保密的(de)保密，同時(shí)相關的(de)檔案安全保障機制也(yě)要跟上。

　　●高(gāo)校檔案文化(huà)傳播形式應不拘一格
　　有效的(de)檔案文化(huà)的(de)傳播可(kě)以使檔案資源的(de)壽命不斷延長(cháng)，受衆不斷增多(duō)，影(yǐng)響不斷擴大(dà)。筆者認爲，舉辦各類檔案展覽是傳播高(gāo)校檔案文化(huà)的(de)非常好的(de)形式，展覽具有圖文并茂、視覺沖擊力大(dà)、簡潔直觀等特點，爲檔案文化(huà)的(de)傳播開辟了(le)良好渠道。除了(le)舉辦檔案文化(huà)展覽外，還(hái)可(kě)在對(duì)館藏檔案深度挖掘、編研的(de)基礎上，組織出版館藏檔案叢書(shū)、制作專題片、舉辦專題講座、組織檔案專題晚會、舉辦檔案館開放日等多(duō)種形式進行有效的(de)檔案文化(huà)傳播。

　　●人(rén)财物(wù)及館舍保障是做(zuò)好高(gāo)校檔案工作的(de)重要前提
　　高(gāo)校檔案館的(de)人(rén)力、财力、物(wù)力及館舍是否有保障是做(zuò)好高(gāo)校檔案工作的(de)重要前提。明(míng)大(dà)設置了(le)與學校發展相匹配的(de)檔案機構，他(tā)們設立檔案管理(lǐ)專項經費，明(míng)确提出檔案館館藏資源發展費用(yòng)應占全館費用(yòng)的(de)37%（電子資源發展費占其中的(de)56%）；該校還(hái)斥資建成了(le)集辦公、儲存、展覽于一身，設備先進的(de)埃爾默湖安德森圖書(shū)館大(dà)樓（含大(dà)型地下(xià)圖書(shū)檔案庫房(fáng)），專供各檔案館（部）使用(yòng)，爲各檔案館（部）開展檔案工作、提供優質的(de)人(rén)性化(huà)服務提供了(le)一個(gè)平台。與之相比，我國大(dà)多(duō)數高(gāo)校對(duì)檔案工作的(de)重視程度和(hé)人(rén)财物(wù)及館舍方面的(de)投入力度都存在著(zhe)很大(dà)差距。如何縮小差距，促進我國高(gāo)校檔案工作的(de)全面發展，值得(de)我國高(gāo)校領導和(hé)檔案工作者深思。